Do ponto de vista prático, um relatório de negócios é uma tabela que contém números. Se, por outro lado, pensarmos no seu propósito, o relatório da empresa é uma fonte de informação.

Informações e dados podem ser mais ou menos compreensíveis. Isso também depende da capacidade de destacar os elementos mais relevantes e omitir os menos significativos.

Nesta perspectiva, o relatório da empresa é uma verdadeira forma de comunicação e relaciona-se com diferentes áreas de observação, tais como:

• estatísticas de vendas (por clientes, por áreas, por produtos, etc.);
• estatísticas de estoque (estoques, giro, avaliação, etc.);
• estatísticas de produção (materiais, tempos de processamento, etc.);
• análise orçamentária;
• orçamento e plano de negócios;
• análise de desvio.

Dentro de uma empresa, toda ação gera números e estatísticas. Esses são dados e informações valiosos para os tomadores de decisão. No entanto, também pode acontecer que o empresário se perca em meio a tantos números.

Pode acontecer de você ficar confuso quando confrontado com a sobrecarga de dados. Os números não agradam a todos. Ao se deparar com mesas complicadas, muitos jogam a toalha. Nas Pequenas e Médias empresas brasileiras, os líderes empresariais são muitas vezes pessoas que cresceram na produção. Ou seja, eles estão acostumados a “lavar as mãos”. Não está inclinado a passar quartos de hora na frente de uma tabela do Excel.

Os empreendedores precisam de relatórios intuitivos. Os elementos mais relevantes devem surgir em segundos. Relatórios corporativos descuidados são como frutas cítricas verdes, você pode obter pouco suco delas. Em casos extremos, relatórios corporativos mal feitos correm o risco de uma “crise de rejeição” por parte dos empresários.

Diz-se que os dados são o “novo petróleo”. Google e Facebook se tornaram gigantes coletando e vendendo dados. Em sua pequena maneira, os dados de negócios são um ativo valioso para qualquer empresa. A exploração deste recurso depende muito da usabilidade dos relatórios.

O empreendedor que é acompanhado na facilidade de uso dos dados está disposto a investir para refinar a coleta e processamento de novas informações. Mas quando ele é colocado na frente de uma parede de números, ele corre o risco de bater no rosto e deixá-lo ir.

Aqui estão algumas dicas para tornar seu relatório mais fácil de ler.

1. Título

O título do relatório da empresa deve ser destacado. Pode parecer trivial, mas muitas vezes está faltando. Outras vezes, o título está lá, mas não é visto.

Durante as reuniões de gestão, as avaliações podem abranger vários aspectos. Há, portanto, vários números para analisar. Também acontece para recuperar relatórios relativos a reuniões anteriores. É normal que a mesa fique cheia de papéis e mesas variados.

Portanto, é importante que o título de cada relatório seja claramente visível. Quem pega um pedaço de papel deve, de fato, entender imediatamente o que tem nas mãos. Você não deve ser forçado a ler as descrições dentro das linhas e chegar lá por inferência.

Três regras simples a respeitar:

• coloque o título fora da tabela;
• use fonte e cor para destacá-lo;
• coloque-o em cima, alinhado no centro.

2. Números

O erro mais comum diz respeito ao uso de números decimais. Quando pensamos em reais, os valores após a vírgula são inúteis. Os centavos de real não dizem nada de significativo. Arredondar os números significa simplificar. O relatório torna-se mais legível sem sacrificar a precisão.

Igualmente importante é o sinal da separação dos milhares. Não é nem o caso de gastar muitas palavras sobre isso.

3. Alinhamentos

Nossa cabeça está acostumada a pensar com esquemas predefinidos:

• quando escrevemos ou lemos as palavras, sempre começamos pela esquerda; após o ponto, voltamos para a esquerda;
• para números, no entanto, a referência está no lado direito. Estávamos acostumados com isso desde a primeira série: para fazer as somas, começamos da direita, das unidades, e depois passamos para as dezenas, centenas, etc. Alinhamos os números com precisão, senão a caneta vermelha do professor chegaria…

Para seu prazer estético você pode fazer diferente. As pessoas para quem você mostra seus relatórios não vão apontar isso para você. O foco deles será nos números. Mas isso os forçará a um esforço cognitivo inútil.

Vou te dar um exemplo. Se um brasileiro dirige um carro na Inglaterra, é mais difícil do que um inglês. Ele ainda consegue, mas ele tem que se esforçar mais. Por quê? Porque tem que se adaptar a uma mentalidade diferente. O mesmo acontece com os relatórios.

Ouça-me: não invente coisas estranhas. Mantenha este padrão simples para alinhamentos em mente:

• DIREITA: os números;
• ESQUERDA: a descrição na primeira coluna;
• CENTRO: o título do relatório e as descrições das colunas na primeira linha.

4. Linhas e fronteiras

Diante de uma folha com muitos números, terá acontecido a você também pegar uma régua para ler os números e não perder uma linha.  O que podemos fazer para poupar o esforço do leitor?

Um truque simples é preencher o fundo das linhas com um cinza suave, para alternar com o branco clássico. Esta informação aplica-se em particular a tabelas dispostas horizontalmente.

Geralmente, é melhor usar cinza também para as bordas internas da mesa. Isso aumenta o contraste, promovendo a legibilidade. Desta forma, os números escritos em preto são mais visíveis do que as bordas cinzas.

5. Imprimir

Você sabe o esforço que você faz quando lê os folhetos, as instruções de uso dos medicamentos? Portanto, preste atenção nas impressões dos relatórios da sua empresa. As pessoas não precisam se encontrar em condições semelhantes.

Evite imprimir muitos números. Muito melhor se você fizer uma seleção cuidadosa dos dados que realmente importam. Você pode manter os detalhes em outro lugar e mostrá-los somente se solicitado especificamente.

Se você não tiver como resumir, imprima seu relatório em papel tamanho A3. Se deve haver tantos números, facilitamos a vida de quem tem que lê-los. Meu conselho é imprimir no formato A3 quando a tabela ultrapassar 200 células (20 linhas x 10 colunas, 30 linhas x 7 colunas, etc.).

Na dúvida, sempre abundando em impressões A3, você verá que colegas e chefes ficarão felizes. O objetivo de um relatório da empresa é facilitar o processo de análise e comparação. Uma folha A3 colocada sobre a mesa permite que todos indiquem um valor com um simples gesto e chamem a atenção de todos para aquele determinado tema.

A situação é bem diferente quando todos olham para sua própria cópia que seguram em suas mãos. É mais difícil focar todos no mesmo ponto. É mais fácil se distrair olhando para o seu papel quando outras pessoas estão falando.

Mais algumas sugestões:

• nunca imprima seu relatório em ambos os lados;
• não ocupe todo o espaço da folha: deixe margens brancas ao redor, para eventuais anotações durante a reunião;
• coloque a data de impressão: se você colocar no canto inferior direito e der uma cor cinza claro, não interfere na tabela. A data pode ser utilizada em caso de revisões, ajudando a identificar as diferentes versões.

Conclusões

Não existem regras obrigatórias, mas sim princípios gerais baseados na experiência e em estudos de “usabilidade”.

Quem analisa um relatório tem perguntas como:

• há alguma surpresa em relação às expectativas?
• quais são as tendências?
• o que está funcionando na empresa e o que não está?
• com o que devo me preocupar?

Um relatório de negócios bem elaborado é aquele que pode responder a essas perguntas de forma rápida e intuitiva.