O SPED das retenções federais é a EFD-Reinf, ou seja, ele vai ser usado para declarar o imposto de renda retido na fonte, PIS retido, Cofins retido, e CSLL retido.

A EFD-Reinf visa, além de alimentar a malha fiscal, também substituir a DIRF, que é entregue anualmente em fevereiro.

Os sujeitos passivos obrigados a declararem as retenções em EFD-Reinf devem se atentar a primeira grande mudança: a periodicidade de entrega.

Os valores serão declarados de forma mensal, e não mais anual, como era na DIRF, e essa mudança vale a partir da competência de setembro de 2023.

A EFD-Reinf de setembro será entregue até o dia 13 de outubro de 2023.

É importante também lembrar que a DIRF, relativa ao ano-calendário 2023, entregue em 2024, ainda deve ser declarada pelas empresas.

Isso porque a EFD-Reinf deste ano só terá os períodos de setembro a dezembro, e não o ano de 2023 inteiro. Para tanto, ainda teremos de entregar a DIRF ano que vem, mas será seu último ano.

Para a DIRF de 2023, o contribuinte irá declarar o ano todo, como sempre fez, ou seja, de janeiro a dezembro de 2023. A DIRF então terá períodos que foram declarados em EFD-Reinf dentro dela (setembro a dezembro).

Os sujeitos passivos devem parametrizar seus sistemas para ser possível gerar corretamente as informações.

Para fazer uma EFD-Reinf sem erros, o contribuinte deve estudar o Anexo I do Manual de Orientação da EFD-Reinf (MOR).

As informações novas, essas retenções das quais estamos falando, serão informadas nos eventos da série R-4000. Lá, ele verá a tabela de natureza de rendimentos, usada em todos os eventos da série R-4000.

Sem ter essa informação, os eventos não são processados com sucesso na EFD-Reinf, por isso essa lista é tão importante. A lista é bem extensa, mas ela já contempla os códigos de receita vinculados à cada situação, o que facilita ao usuário encontrar o código mais adequado ao seu pagamento.

As empresas devem analisar a descrição da natureza de rendimento, o tributo ao qual se refere e também a coluna de tributação do exterior. A tabela é muito útil se utilizada analisando todos os seus campos.

Cada evento dessa série é responsável por apresentar um tipo de pagamento diferente: R-4010 pagamento a pessoa física, R-4020 pagamento a pessoa jurídica, R-4040 pagamento a beneficiário não identificado e R-4080 auto retenção de IR.

A declaração em 3 dos 4 eventos é feita sempre pelo tomador/pagador, apenas o evento R-4080 é declarado pelo prestador.

Em relação ao R-4080, cabe esclarecer que esse evento é declarado pelo prestador que está sujeito a auto retenção. Para esses casos, é o próprio prestador que recolhe a sua retenção de imposto de renda. É o caso, por exemplo, das agências de publicidade e propaganda, ou das operadoras de cartão de crédito.

Esse evento R-4080 é o único com uma contrapartida, porque mesmo o prestador declarando as operações no R-4080, o tomador, ainda assim, vai ter de declarar as contratações no R-4020. Essa informação por parte do tomador é meramente declaratória, uma vez que o débito é informado apenas na DCTFWeb do prestador.

Os eventos da série R-4000 neste ano não vão alimentar a DCTFWeb, isso só ocorrerá em 2024, então para este ano as guias das retenções continuam sendo pagas em DARF normal emitido via Sicalc web.

O contribuinte declarante deve sempre se atentar aos retornos que vem na EFD-Reinf, ou seja, analisar o evento R-9005 e R-9015. Após o envio de cada evento da série R-4000 retornará um R-9005. Já o R-9015 virá nos casos de fechamento da série R-4000, ou seja, quando enviado o R-4099.

A EFD-Reinf tem esses eventos de retorno para demonstrar o recibo de entrega, e os valores totalizados, por XML, e por período.

A relação de tributos com periodicidade de apuração diferente de mensal é muito grande, e esse é um ponto sensível quando se fala em DCTFWeb. Já que a DCTFWeb ainda não está preparada para recepcionar estes vencimentos diferentes.

Conforme consta no MOR da EFD-reinf, o fato de se ter uma retenção com vencimento diferente de mensal, nada impacta para declarar a EFD-Reinf hoje. Isto se dá porque o conceito da EFD-Reinf é declaratório. Mas com a sensibilização da DCTFWeb para esses débitos devemos ter novas orientações. Uma vez que as empresas vão pagar o tributo antes mesmo de fazer o fechamento da EFD-Reinf.

Sobre esse caso, temos de aguardar um posicionamento da Receita sobre como ficará o recolhimento destes tributos para 2024.