A importância de ter processos bem definidos

A organização adotada em uma empresa para gerir os setores têm papel fundamental no seu crescimento. Não é por acaso que os empreendedores de ampla visão estão cada vez mais investindo na Gestão de Processos.

A Gestão de Processos ajuda empresa de todos os portes e segmentos a adotar procedimentos para cada setor. O objetivo é ordenar as práticas de trabalho de uma maneira única, dessa forma, qualquer funcionário que for contratado, vai aprender daquela forma a desempenhar a sua tarefa.

Existem processos para receber os insumos no estoque, logística, contas à pagar, contas à receber, vendas, marketing, produção, etc. Com o mapeamento da forma de trabalho, a empresa visa conseguir melhores resultados.

Quais os principais objetivos da gestão de processos?

As grandes empresas entendem a importância de padronizar os processos dos setores, elas sabem que fazendo isso as chances de algo der errado são menores. 

Para fazer isso, é um tanto trabalhoso e carece de um investimento inicial, entretanto, a médio e longo prazo certamente o negócio vai melhorar e apresentar as seguintes muitas vantagens, confira!

#Melhor controle de todos os setores

A organização permite que o gestor consiga entender melhor como funciona cada setor dentro da empresa. Com isso, ele consegue identificar potenciais falhas e encontrar a solução antes que algo de negativo aconteça.

Assim, fica mais fácil acertar e promover mudanças quando se tem bons indicadores de avaliação de desempenho.

#Previsibilidade

Os gestores precisam fazer previsões do negócio, isso a médio e longo prazo, pois é necessário aderir estratégias para o alcance de objetivos.

Quando os processos estão bem definidos e claros em cada setor, isso permite uma visão mais ampla do negócio, especialmente com relação a qualidade dos produtos e serviços oferecidos.

A padronização é essencial para garantir a saúde das negociações. É essencial manter a qualidade, independente da troca de colaboradores.

#Aumento de produtividade

Todos os colaboradores trabalham melhor quando existem processos bem definidos, onde cada um vai fazer a sua parte conforme estipulado no manual da empresa.

Isso evita que os funcionários fiquem sobrecarregados ou ociosos, ademais, reduz os erros e dúvidas na hora de executar as tarefas.

Com estas melhorias os colaboradores aprendem rapidamente a forma de desempenhar o trabalho, e fica mais fácil treinar novos trabalhadores. Além disso, ganha-se tempo e melhora nos índices de produtividade.

#Amplia a visão do negócio

Com a definição de processos, o gestor consegue entender e compartilhar o conhecimento dentro da empresa. Isso acontece porque cria-se um padrão que vai ajudar na definição de estratégias para alavancar ainda mais o negócio.

Existem investimentos que trazem mais agilidade para as etapas produtivas, como inserção de novas tecnologias para a automação dos processos, e até maquinários que acelerem a produção, por exemplo.

Somente com a organização do ambiente de trabalho e padronização dos processos internos, é possível melhorar a produtividade, reduzir erros e alcançar as metas.

Esta organização é ótima para os gestores que têm um controle melhor do negócio e para os colaboradores, que identificam exatamente o que fazer no trabalho.

Menos dúvidas, menos retrabalhos e sem sobrecarga de atividades.

Como aplicar a organização de processos?

Organizar processos é um trabalho bastante árduo, e toda empresa precisa atuar com metas, estabelecendo objetivos para cada setor. 

As etapas para conseguir isso são:

• Mapeamento;
• Modelagem- Criação de fluxo de processos;
• Melhoria – Análise e busca de gargalos que podem atrapalhar;
• Implantação – Depois de criar o manual de rotinas de trabalho, é preciso treinar os colaboradores;
• Monitoramento – Avaliar o que deve ser mudado.

A boa notícia nisso tudo, é que o gestor não precisa fazer tudo isso sozinho. Existem muitas tecnologias que podem ajudar. Além disso, consultorias especializadas em Gestão de Processos também podem ser um divisor de águas em todas as fases.