Em uma reunião produtiva muitos pontos importantes são tratados em uma empresa, através disso é possível criar novas estratégias para alcançar as metas e discutir inovações essenciais para o dia a dia de trabalho.

Ou seja, uma reunião bem planejada pode agregar muito valor ao negócio.

As reuniões são práticas muito antigas, desde as primeiras civilizações os líderes convocavam seus súditos para delegar funções e saber das boas novas.  Foi dessa forma que construíram grandes impérios.

Toda a empresa realiza reunião de gestores, executivos e líderes, posteriormente, cabe a eles reunir o seu time e repassar as informações sobre decisões essenciais que foram tomadas.

Planejar bem as pautas e aproveitar o momento para debater temas importantes para o sucesso da empresa se tornou um grande desafio nesse mundo onde todos têm pressa.

O que é uma reunião produtiva?

O sucesso de uma empresa depende de uma equipe alinhada nos mesmos objetivos. Para isso, não são necessários apenas o uso da tecnologia, mas também, da boa comunicação entre os setores e isso é feito através das reuniões.

Uma reunião produtiva é caracterizada pela clareza dos assuntos que devem ser abordados. Diante disso ocorrem o aproveitamento do tempo, onde os participantes saem do ambiente sabendo exatamente o que devem fazer com base no que foi pautado durante aquele momento.

O objetivo de uma boa reunião é sempre manter o engajamento da equipe, pois é nesse momento que eles devem dar suas sugestões e mostrar o interesse em fazer a diferença. Portanto, não pode ser um momento monótono onde os participantes demonstram até sonolência.

Foco nos assuntos debatidos, sem dispersões que não tem relação com aquele momento são características importantes a serem seguidas.

Mas, como fazer uma reunião produtiva?

O planejamento sempre vai ser o item mais importante para conseguir realizar um evento que realmente faça a diferença ao tempo que será dedicado a ele.

Por isso, o primeiro ponto é colocar no papel tudo antes de marcar. Isso inclui, agendar a melhor data e um horário que seja acessível a todos e não aqueles onde as pessoas precisam abandonar suas atividades mais importantes.

Depois disso, é fundamental seguir algumas dicas abaixo:

1- Estabeleça as pautas e suas prioridades

Para conseguir fazer uma reunião produtiva, ela precisa ter um assunto central. Defina o motivo desse evento e selecione os temas mais importantes que devem ser debatidos no dia.

É importante que a pessoa que organiza a reunião esteja muito bem informada sobre os assuntos que serão abordados. Conhecer a fundo as planilhas da empresa, os números e demais dados importantes é essencial para sugerir soluções  e implementar objetivos para toda a equipe.

Instrua todos os presentes a não fugir do assunto, dessa forma, o andamento da reunião certamente será mais relevante.

2- Convoque somente peças chaves importantes

Reuniões produtivas não tem muita gente, é fundamental entender que a atenção as pautas será maior quando apenas profissionais chaves de cada setor participam.

Pode ser um líder, supervisor, gerente, enfim. Depois da reunião, ele passa as informações para seu time.

Essa é uma regra muito usada por empresários de grande destaque no mundo. Um deles é o Fundador da Amazon, Jeff Bezos diz que reuniões com muitas pessoas nunca são produtivas.

3- Determine horário para iniciar e terminar

Objetividade é a principal característica de uma reunião produtiva. Ou seja, é preciso respeitar horários, caso contrário, os participantes deixam de realizar alguma atividade essencial.

Uma boa reunião deve durar entre 30 minutos a 1 hora dependendo do número de assuntos a serem tratados, mais do que isso a atenção dos participante é perdida.

O organizador precisa cronometrar o tempo e encerrar na hora certa. Atrasos para iniciar a reunião não devem ser tolerados, por isso, é importante deixar isso bem claro.

4- Não faça reuniões sempre no mesmo lugar

Uma reunião produtiva é rápida, então, ela pode ser feita em um café ou durante o almoço. Mudar os ares pode aguçar a criatividade dos participantes para dar sugestões e melhorar o interesse nos assuntos que serão debatidos.

O negócio é não deixar as reuniões se tornarem hábitos entediantes, caso contrário, elas passarão a ser cada vez menos produtivas.

5- Evite muitos documentos e apresentações no telão

Reunião é troca de ideias, quando os participantes  são chamados para ver planilhas e documentos no telão o negócio fica muito chato. Eles passam a ser apenas ouvintes e isso não é nada bom para manter o interesse nos assuntos abordados.

Uma reunião produtiva envolve a participação de todos, é necessário criar estratégias onde eles possam falar, debater ideias e não apenas assistir um telão ou ler documentos.

Reuniões não são treinamentos, onde tem um palestrante e o público. É fundamental saber diferenciar isso e adotar dinâmicas que priorizam o envolvimento de todos os presentes.

6- Registre a reunião em Atas

Esse hábito ajuda a empresa a se organizar mais e também analisar se a reunião foi realmente produtiva.

Tudo o que foi debatido e resolvido constam na Ata, desse modo, é possível consultar o documento para tomada de decisões futuras.

Essa também é uma forma de organizar tudo o que foi feito de um jeito simples e muito usual em empresas de diversos portes.

Por Fabio Favari