14/01 – Jení Carla Fritzke Schülter para Notícias Contábeis do Contabilidade na TV*
Como mencionado anteriormente no artigo “eSocial em 2018: e agora?”, semanalmente divulgaremos os passos que ajudarão vocês, empresas de contabilidade, a eSocializar seu cliente e ter um eSocial mais tranquilo.
Estamos na 6ª semana então já passamos por algumas etapas muito importantes:
1º passo – Analise e estude seu cliente (clique no título para ler o artigo completo)
2º passo – Aponte as atuais inconformidades (clique no título para ler o artigo completo)
3º passo – Elabore um passo a passo de cada processo (clique no título para ler o artigo completo)
4º passo – Conscientize e defina as atribuições de cada setor (clique no título para ler o artigo completo)
5º passo – Revise: cadastros, tabelas, contratos, atividades… (clique no título para ler o artigo completo)
O 6º passo assim como os 5 anteriores é muito importante e se ainda não foi feito é importantíssimo começar o quanto antes, pois em cima do resultado desse passo deve haver uma ação por parte do escritório contábil, da empresa ou ainda do próprio empregado, o que pode tornar essa ação um tanto demorada.
6° passo: Faça a qualificação cadastral de todos os registros
Desde muito antes da liberação do último layout e manual do eSocial já ouvimos falar em fazer a qualificação cadastral dos empregados.
Houve um tempo em que muitas pessoas confundiram essa funcionalidade, principalmente quando se ouvia falar em saneamento cadastral, atualização cadastral, higienização cadastral ou enriquecimento cadastral. Mas isso tudo nada mais é do que completar, validar e corrigir os cadastros que constam atualmente nos seus sistemas, bem diferente do que realmente é a qualificação cadastral, que abordaremos aqui hoje.
Mas afinal:
- O que é qualificação cadastral?
- Quem deve fazer a consulta da qualificação cadastral?
- Porque é tão importante fazer essa consulta?
- Quais são as formas de fazê-la?
- Quais são as divergências apontadas nessa consulta?
- O que faço com o resultado dela?
- Quem deve agir sobre o resultado dessa consulta?
São essas dúvidas que vou tentar esclarecer com a leitura deste artigo.
O que é qualificação cadastral?
A qualificação cadastral consiste em verificar se os dados de cada empregado que você tem no seu sistema possui ou não divergências em relação as bases do Governo (CAIXA, Receita Federal e INSS).
Os dados que serão confrontados são: nome do empregado, CPF, NIS e data de nascimento. A qualificação cadastral exige uma resposta do governo, ou seja, enviamos os 4 dados básicos do empregado e o governo nos retornará se estes dados estão nas bases do CPF e CNIS (Receita Federal e CEF), informando qual está com divergência, se for o caso, ou se os dados estão qualificados.
Quem deve fazer a consulta da qualificação cadastral?
Os empregadores por meio dos escritórios contábeis têm um trabalho muito importante antes da entrada em vigor do eSocial que é fazer a qualificação cadastral de todos os seus empregados que estão com contrato de trabalho vigente no momento do envio dos primeiros arquivos ao eSocial.
A qualificação cadastral deve ser feita para todos os empregados, estagiários, contribuintes e autônomos da sua base de dados.
Isso quer dizer que para empregados inativos não será necessário fazer a consulta da qualificação?
Temos que ter em mente que se um empregado já desligado precisar ser enviado ao eSocial para alguma retificação ou complementação o mesmo deverá estar qualificado, então como o governo disponibilizou uma ferramenta para fazer a consulta em lote não vejo mal nenhum em proceder a consulta em toda a base de dados, ativos ou inativos.
Porque é tão importante fazer essa consulta?
A qualificação cadastral faz parte do eSocial, quem não está qualificado não poderá ser enviado ao eSocial, mesmo já estando admitido a vários anos na empresa em questão. Consequentemente, se não conseguir enviar um dos empregados da empresa ao eSocial não será possível fazer nem o primeiro fechamento mensal.
Quais são as formas de fazê-la?
Hoje a maioria dos sistemas já possuem a rotina de qualificação cadastral (individual e em lote) disponível em seus processos e eles mesmos irão controlar quem já está qualificado, quem não está e quem está com divergência e darão essa informação aos usuários dos sistemas. É importante que você consiga ter uma visão geral por empresa e de todas as empresas e, o mais importante, essa informação deve ser fornecida pelos escritórios contábeis aos seus clientes, as empresas finais.
Quais são as divergências apontadas nessa consulta?
As divergências mais comuns são:
- O nome informado é diferente do existente no cadastro do CPF.
- Número de NIS informado não cadastrado.
- O CPF informado está SUSPENSO.
- A data de nascimento informada é diferente da existente no cadastro do CPF.
- A data de nascimento informada é diferente da existente no cadastro da CAIXA.
- A data de nascimento informada é diferente da existente no cadastro do INSS.
- A data de nascimento informada é diferente da existente no cadastro do Banco do Brasil.
- O número de CPF informado é diferente do existente ou não consta no Cadastro do INSS.
- O número de CPF informado é diferente do existente ou não consta no Cadastro da CAIXA.
- O número de CPF informado é diferente do existente no Cadastro da CAIXA.
- O número de CPF informado é diferente do existente no Cadastro do Banco do Brasil.
- O número de CPF informado não consta no Cadastro do INSS.
- O número de CPF informado não consta no Cadastro da CAIXA.
OBS.: Os caracteres especiais como acentos não são considerados na consulta.
O que faço com o resultado dela?
Quando a empresa fizer a consulta da qualificação cadastral o sistema do eSocial devolverá uma informação se há ou não divergência cadastral para o empregado e, em caso afirmativo, ou seja, havendo divergência indicará o órgão em que deverá ser regularizada a informação. No retorno da consulta efetuada pela empresa, o portal retorna a mensagem de inconsistência e a orientação, informando como proceder para regularizar o empregado e em que órgão isso deverá ser feito.
Quem deve agir sobre o resultado dessa consulta?
Em várias situações o próprio escritório pode fazer a correção com a ajuda das empresas que tem em mãos os dados dos empregados, e em outras somente será regularizado com o comparecimento do próprio empregado no órgão responsável. Além disso, a CEF também disponibilizou um arquivo em lote que serve para sanar as pendências de falta de dados nas bases do governo. Esse processo pode ser realizado no próprio sistema do escritório contábil. Outra situação fácil de resolver é quando a divergência retornada é em relação ao nome do empregado, pois no retorno há a discriminação do nome que consta no órgão do governo, nesse caso é só verificar pelos documentos onde terá que ser feito o ajuste (muitas vezes é só erro de digitação quando é feito o cadastro da admissão).
Segue um exemplo de consulta de qualificação cadastral que retornou com uma das inconsistências mais comuns entre os empregados. Nesse caso, basta apenas que o escritório contábil envie o arquivo de atualização do NIS em lote:
Como já mencionei, esse é um dos passos mais importantes e você não deve esperar mais nem um dia para começar a realizá-lo. As qualificações cadastrais são cruciais para a implantação do eSocial, por isso, nada melhor do que proceder com esses levantamentos e ações agora, deixá-los perfeitamente em ordem e já poder apresentar resultados aos seus clientes.
Com mais essa ação tomada, já podemos partir ao passo seguinte que será publicado na próxima semana.
“Como eSocializar seu cliente – 7° passo”…não perca!
* Jení Carla Fritzke Schülter – Consultora e Analista de negócios da SCI Sistemas Contábeis
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