As demonstrações contábeis, balanços patrimoniais e livros diários das ME e EPP tem prazo de registro?

Bom, há quem defenda que o prazo de registro das demonstrações contábeis deve obedecer ao Código Civil e neste caso, o prazo limite seria até o último dia útil do mês de abril. Também existe outra linha de pensamento em curso, que defende que o prazo limite deveria estender-se até o final de maio, conforme IN 1.774/17 artigo 5º.

A jurisprudência administrativa, para essas demonstrações contábeis, vem se inclinando para a corrente do final de maio. Com relação a jurisprudência judicial o que predomina, no entanto, é a prevalência do Código Civil.

A decisão proferida pelo Tribunal de Contas da União reforça o prazo limite para registro do Livro Diário até o final de abril do ano seguinte ao fechamento do exercício financeiro da empresa conforme demonstrado:

9. Alega a representante que a “validade dos balanços” se findaria em 30/6/2014, por força da Instrução Normativa da Receita Federal 1.420/2013.
10. Tal normativo institui a Escrituração Contábil Digital (ECD), que deverá ser transmitida ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), pelas pessoas jurídicas obrigadas a adotá-la. Segundo o art. 3º dessa norma, ficam obrigadas a adotar a ECD as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro real ou presumido (o que seria o caso da representante). O art. 5º da IN estabelece que a ECD será transmitida até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao que se refira a escrituração.
11. Entende a representante que os dispositivos acima mencionados exigiriam que o INSS, em maio de 2014, ainda aceitasse como “válido” o balanço e as demonstrações relativas a 2012, uma vez que não teria se encerrado o prazo estabelecido no art. 5º da referida norma, que é 30 de junho.
12. Esse entendimento não merece prosperar. O prazo para aprovação do balanço é 30/4/2014, segundo disposto no art. 1078 do Código Civil. Evidentemente, uma instrução normativa não tem o condão de alterar esse prazo, disciplinado em lei ordinária. O que a IN faz é estabelecer um prazo para transmissão da escrituração contábil digital, para os fins operacionais a que ela se destina.

As microempresas ou empresas de pequeno porte não precisam apresentar o balanço patrimonial do último exercício social para habilitação e licitações conforme artigo 3° do Decreto 8.538/15:

Art. 3º Na habilitação em licitações para o fornecimento de bens para pronta entrega ou para a locação de materiais, não será exigida da microempresa ou da empresa de pequeno porte a apresentação de balanço patrimonial do último exercício social.

A microempresa e empresa de pequeno porte devem apresentar o balanço patrimonial nos demais casos respeitando as formalidades legais, junto as demais demonstrações financeiras, como Livro Diário com seus Termos de Abertura e Encerramento, DRE, Demonstrações de Lucro e Prejuízos Acumulados e Notas explicativas.

A Lei 11.638/07 e a Lei 11.941/09 trouxeram para a contabilidade brasileira o processo de convergência das Notas Internacionais de Contabilidade. A evolução do sistema contábil brasileiro trouxe a NBCT G 1000 – Contabilidade para Pequenas e Médias Empresas.  E nesse ponto é importante analisar o item 3.17:

3.17 O conjunto completo de demonstrações contábeis da entidade deve incluir todas as seguintes demonstrações: (a) balanço patrimonial ao final do período;

(b) demonstração do resultado do período de divulgação;

(c) demonstração do resultado abrangente do período de divulgação. A demonstração do resultado abrangente pode ser apresentada em quadro demonstrativo próprio ou dentro das mutações do patrimônio líquido. A demonstração do resultado abrangente, quando apresentada separadamente, começa com o resultado do período e se completa com os itens dos outros resultados abrangentes;

(d) demonstração das mutações do patrimônio líquido para o período de divulgação;

(e) demonstração dos fluxos de caixa para o período de divulgação;

(f) notas explicativas, compreendendo o resumo das políticas contábeis significativas e outras informações explanatórias.