A atualização da regulamentação dos sistemas eletrônicos de ponto trouxe novidades voltadas ao trabalho remoto (ou híbrido) e consolidou as diretrizes para a utilização dos equipamentos físicos e softwares de Registro Eletrônico de Ponto, que seguem dependendo de certificação e homologação do Ministério do Trabalho e Previdência.

São Paulo, 11 de agosto de 2023 – Ainda que a Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), publicada em 8 de novembro de 2021, tenha trazido diversas atualizações aplicáveis ao controle da jornada de trabalho a distância, é importante esclarecer que suas diretrizes nada tem a ver com uma “flexibilização” dos processos de registro de ponto.

Na verdade, a Portaria 671 ratifica muitos dos pontos que já estavam em vigor anteriormente, determinando de maneira bastante específica aspectos técnicos que dizem respeito tanto ao hardware (REP-C) quanto ao software (REP-P) dedicados ao controle de ponto. Assim, na prática, todas as empresas com mais de 20 funcionários seguem obrigadas a implantar o sistema de anotação da jornada de trabalho e, no caso do modelo mais tradicional de registro de ponto, quando as empresas utilizam o equipamento físico de Registro Eletrônico de Ponto (REP-C), é importante observar que o hardware seja identificado pelo seu número de fabricação e cujo modelo apresente certificado de conformidade. O Artigo 90 da Portaria 671 determina ainda a necessidade de o equipamento ser submetido à análise de conformidade, seguindo os Requisitos de Avaliação da Conformidade do INMETRO.

Já no caso do sistema eletrônico dedicado ao registro de ponto (REP-P), também há aspectos muito importantes a serem levados em conta por parte das empresas. Nesse sentido, é essencial destacar que o REP-P é um software, mas não qualquer software. Ele deve ser executado em servidor dedicado (ou em ambiente de nuvem), ser utilizado exclusivamente para o registro de jornada, ser capaz de emitir documentos decorrentes da relação do trabalho, e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.

Além disso, o REP-P deve ter certificado de registro no Instituto Nacional de Propriedade Industrial (INPI) e cumprir requisitos como: acesso a relógio que mantenha sincronismo com a Hora Legal Brasileira (HLB) (de acordo com o Observatório Nacional (ON), com uma variação de no máximo 30 segundos); acesso a meio de armazenamento com redundância, alta disponibilidade e confiabilidade; e realizar a marcação de ponto (com data, hora e fuso horário), obtida de forma confiável.

“Ou seja, fica claro que o REP-P não é um mero software ou aplicativo que uma pessoa utiliza para registrar o ponto (como se fosse apenas um coletor de anotações); e ele também não é o sistema utilizado no tratamento do ponto (este é o PTRP – Programa de Tratamento de Registro de Ponto). Muitas empresas estão confundindo os conceitos e acham que estão em conformidade com a Portaria 671”, diz Odair Fantoni, consultor especialista em legislação trabalhista e registro de ponto da DIMEP.

Segundo o especialista, ainda dentro das diretrizes do REP-P, as empresas devem também atentar para os requisitos técnicos do equipamento coletor das informações que são enviadas ao PTRP. “Esta coleta de anotações pode acontecer a partir de um smartphone, um tablet ou equipamento dedicado, mas todos eles devem seguir algumas normas e, mesmo sendo autodeclarativos, devem ter o registro do software no INPI. Muitas empresas estão correndo um risco desnecessário de ter todo o seu controle de jornada de trabalho descaracterizado pela fiscalização, o que evidentemente pode representar grandes prejuízos. É preciso tomar cuidados com produtos que não atendem a essas normas”, alerta Fantoni.

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