O erro na emissão de uma nota fiscal eletrônica pode acontecer com todos, por mais que uma tarefa se repita. E no caso da emissão de notas isso ocorre porque são muitos números, códigos e especificações técnicas a serem usadas.

O cancelamento é feito pelo emitente, por exemplo, quando alguma informação é preenchida de forma incorreta. A nota também pode ser cancelada, por exemplo, em caso da desistência da transação por uma das partes. Mas fique sabendo que há exigências e muitos detalhes por trás do cancelamento de notas fiscais.

O cancelamento na desistência da transação por parte do emitente ou do destinatário é uma situação que também costuma acontecer. Ela ocorre, por exemplo, quando o cliente não quer mais o produto que comprou. Mas o cancelamento neste caso será feito se o produto que o cliente comprou não tiver sido enviado.

O cancelamento só pode ser feito nas seguintes condições: emissão ter sido autorizada pelo Fisco, a mercadoria não pode ter sido enviada e o destinatário não ter feito a ciência da emissão. O evento de ciência possibilita o acesso ao XML.

O cancelamento de uma nota fiscal, em alguns estados pode ser feito após o prazo de 24 horas, mas a grande diferença é que nestes casos haverá a incidência de uma multa. A penalização neste caso poderá ser em conjunto. Isso quer dizer que provavelmente terá uma multa também da Receita Federal, por isso, às vezes a anulação é algo mais interessante quando possível.

Anulação

Para o estado que não permite realizar o cancelamento da nota após 24 horas, é necessário fazer a anulação da operação.

Sendo assim, a anulação da nota pode ser feita por meio da emissão de uma nota de devolução por parte do destinatário.

Nesse sentido, quando uma ou mais das condições tiverem sido descumpridas, o único caminho é solicitar a devolução da nota. No entanto, em alguns casos também é possível anular a transação junto ao Fisco, então é importante saber quando realizar um ou outro procedimento. Assim, sempre conheça as regras do seu estado.

Para fazer o cancelamento, no geral, basta localizar a nota fiscal que será cancelada e clicar em um botão de cancelamento em seu sistema. Então, em seguida, é necessário justificar porque a nota fiscal está sendo cancelada.

Se feito isso, agora é necessário aguardar a Secretaria da Fazenda do Estado (Sefaz) confirmar o pedido de cancelamento. Após o cancelamento feito, deve-se escriturar a nota fiscal, que basicamente é uma prestação de contas na sua escrita fiscal.

Plataforma

Dependendo da plataforma que você utiliza para emissão de notas fiscais, o procedimento pode mudar, então sempre veja com o suporte da sua plataforma orientações em caso de dúvidas.

Para saber se a nota fiscal foi cancelada é muito simples, basta acessar o sistema da Sefaz e consultar o status da nota.

Nem sempre o fornecedor informa quando cancela um documento, por isso, é importante consultar a NF-e para verificar sua validade.

Apesar de a consulta da validade da nota fiscal ser feita no Portal da Nota Fiscal Eletrônica, para consultar a validade é necessário ser um dos entes autorizados para o mesmo. Além disso, se você for um dos participantes da nota ainda precisa conhecer as etapas da consulta.

Nesse sentido, primeiro acesse o portal da nota fiscal eletrônica, depois clique no campo “Consulta NF-e Completa”. Como dito antes, a consulta completa só é aceita para os entes autorizados a consulta da nota, mas também é necessário ter a chave da NF-e. Portanto, tendo essas informações você poderá verificar a validade do documento.

E vale ressaltar que o sistema só permite uma consulta por vez, então fazer essa verificação manualmente não é muito interessante.