23/06 – Airton Guerner para Notícias Contábeis do Contabilidade na TV*
Independente do sistema contábil utilizado, as dúvidas e reclamações são muito parecidas: lançamentos que somem, valores que foram alterados sem ninguém mexer, aconteceu após a atualização, etc…
Visando apaziguar os ânimos entre as partes, separamos cinco dicas que se forem seguidas, vão ajudar e muito na convivência com seu sistema.
Invista em treinamento
Qualquer funcionário contratado para operar uma ferramenta, seja ela qual for, antes precisa de treinamento. Em um escritório contábil não pode ser diferente.
Nosso país é conhecido pela legislação tributária complexa, cheia de variáveis, benefícios e exceções.
Para se ter uma ideia, são aproximadamente 90 tributos e dezenas de obrigações acessórias. Além disso, estima-se que são publicados diariamente mais de 50 atos relativos à legislação tributária.
Isso reflete nos sistemas contábeis, que para acompanhar tudo possuem mais indicadores e parâmetros que um painel de Boeing.
Para piorar, muitos funcionários iniciam em um novo escritório sem serem devidamente treinados. Simplesmente são repassadas as empresas sob sua responsabilidade e algumas parcas instruções. Qualquer coisa liga para o suporte.
Em caso de falha, quem será o responsável? O sistema? O contador? Ou o operador que não foi capacitado?
O CTN (Código Tributário Nacional) está ai para lembrar a todos.
“Art. 121 – Sujeito passivo da obrigação principal é a pessoa obrigada ao pagamento de tributo ou penalidade pecuniária.
I – contribuinte, quando tenha relação pessoal e direta com a situação que constitua o respectivo fato gerador;
II – responsável, quando, sem revestir a condição de contribuinte, sua obrigação decorra de disposição expressa de lei.
Art. 122 – Sujeito passivo da obrigação acessória é a pessoa obrigada às prestações que constituam o seu objeto.”
Portanto, quem será responsabilizado imediatamente, por irregularidades na geração de informações nas obrigações acessórias, será o próprio contribuinte, que é a pessoa obrigada ao pagamento do tributo.
Já o contador, segundo Novo Código Civil, Lei nº 10.406/2002 em seu artigo 1.177, tem responsabilidade solidária juntamente com seu cliente, e portanto, informações erradas, implicarão na sua responsabilização em conjunto com o administrador da empresa.
Prevenir ainda é a melhor saída. Invista em treinamento. Muitos fornecedores de sistemas contábeis oferecem treinamentos web, mais baratos, além de vídeoaulas que podem ser assistidas a qualquer hora.
Informática básica
Este tópico pode em princípio parecer estranho, mas estamos em plena era da “contabilidade digital” onde tudo é online, os livros são digitais e quase que mensalmente o governo disponibiliza um programa novo para a entrega de alguma declaração.
Neste cenário, conhecimentos básicos de informática são imprescindíveis. Saber o que é um arquivo XML ou analisar um arquivo SPED é o mínimo hoje em dia.
Boa parte das ligações recebidas pelos suportes técnicos são sobre isso. As dúvidas são as mais variadas, como descompactar um arquivo, como abrir um XML, ver a validade de um certificado digital ou não saber interpretar as mensagens de validação.
Entra nesta categoria a operação de programas de governo, assim como o conhecimento dos seus arquivos. É relativamente comum, ao importar um arquivo XML ou SPED para o sistema de escrita fiscal, que ocorra alguma inconsistência como um valor divergente por exemplo. A primeira coisa a fazer seria verificar a fonte da informação, no caso o arquivo que foi importado. Mas muitos não tem esse conhecimento, perdendo tempo em ligações para o suporte técnico, gerando atraso nas entregas.
Se você ainda pensa que não precisa saber estas coisas, reveja os seus conceitos, ou mude de profissão pois a contabilidade mudou.
Contrate uma consultoria
Aqui vale a máxima “cada macaco no seu galho”. O suporte técnico prestado pelo fornecedor de software contábil abrange, em sua maioria, apenas o sistema. Dúvidas sobre legislação, qual CFOP utilizar, qual código de ajuste informar, etc… devem ser vistas com uma consultoria.
Caso tenha alguma dúvida sobre os serviços prestados pelo seu suporte técnico, e isso pode variar de empresa para empresa, basta dar uma olhada na cópia do seu contrato.
Conferência
A utilização de um sistema contábil não isenta o escritório de conferir se os cálculos estão corretos. Mesmo na mais moderna indústria, onde quase tudo é automatizado, há conferências periódicas do que está sendo feito em cada etapa da produção. É o controle de qualidade.
Muitos escritórios apenas lançam as notas e executam a rotina que faz o cálculo dos impostos. Há pouca ou nenhuma verificação.
Repassar a sua responsabilidade ao sistema e se omitir por completo está longe de ser a melhor opção. É bom saber que a omissão não o livra de responder por irregularidades.
Alguns sistemas como da SCI Sistemas Contábeis, possuem ferramentas que auxiliam nesse controle. Um exemplo é a Distorção de Impostos que avisa ao contador quando uma determinada apuração apresenta um valor diferente do que é esperado para aquele período.
Controle de acesso
É muito importante que cada pessoa com acesso ao sistema, possua seu próprio usuário e senha com as devidas permissões de segurança. Desta forma, através do log, é possível saber o que cada um fez ou alterou.
Usuários inexperientes não podem ter acesso as configurações importantes, como quais receitas compõem o faturamento, ou fórmulas para cálculo de impostos, por exemplo.
Sempre que encerrar um determinado período de apuração, seja mensal ou anual, faça o bloqueio nos sistemas. Isso evita que o trabalho feito seja comprometido e garante a confiabilidade das informações.
Muito cuidado quando um colaborador deixar o escritório. Certifique-se que todos os acessos que ele possuía sejam revogados, como acesso externo ao servidor, FTPs, e-mails e principalmente a senha de personalização do seu sistema.
Não é incomum, que ao sair de uma contabilidade, o funcionário acabe por trabalhar por conta. Como ele vai precisar de um sistema, ele acaba utilizando a licença de uso do seu antigo emprego, não pagando nada por isso.
Conclusão
Cada vez mais o papel é substituído pelo digital. Isso fará com que o trabalho manual dos contadores seja praticamente substituído pelo intelectual, envolvendo análise e interpretação de dados.
A antiga contabilidade, que se destinava exclusivamente a prestar auxílio em questões burocráticas das empresas, tende a ficar somente no passado. Não há mais lugar para aqueles que apenas importam notas e geram guias.
Assim, é preciso que o profissional mude seus hábitos e esteja adaptado a recursos tecnológicos, a fim de usá-los como diferenciais para sua atuação profissional.
Investir em qualificação e treinamento é fundamental para se destacar no mercado contábil.
**Airton Guerner – MBA em Governança de TI – ICPG, Pós Graduado em Consultoria e Implantação de Software – ICPG, Bacharel em Sistemas de Informação – Uniasselvi. Trabalha na SCI Sistemas Contábeis como coordenador do suporte ao cliente – Escrita Fiscal. Articulista do Blog Contabilidade na TV desde 2017.
Por Airton Guerner
- 24 de junho de 2017
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Airton Guerner
MBA em Governança de TI - ICPG, Pós Graduado em Consultoria e Implantação de Software - ICPG, Bacharel em Sistemas de Informação - Uniasselvi. Trabalha na SCI Sistemas Contábeis como coordenador do suporte ao cliente - Escrita Fiscal. Articulista do Blog Contabilidade na TV desde 2017.
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