Neste guia vamos focar nos custos do negócio e em particular vamos ilustrar cinco passos a serem implementados imediatamente para otimizá-los e reduzir o desperdício.
Trataremos da análise dos custos da empresa , da importância de um orçamento e das verificações dos gastos realizados na empresa.
Em seguida, abordaremos a questão de como as correções podem ser aplicadas a quaisquer custos excessivos ou inconsistentes com o orçamento .
Concluiremos com as possibilidades dadas pelo software para a gestão de despesas e para a análise das mesmas. Mas vamos começar com o primeiro passo.
- Análise de custos de negócios
O primeiro passo para realmente otimizar os custos do negócio é conhecê-los detalhadamente .
Em outras palavras, o primeiro passo é listar todos os custos fixos e variáveis . O ideal seria dividir os custos por departamentos ou unidades de produção; entretanto, para otimizar a gestão da empresa como um todo, pode ser útil dividir os custos por processos de produção .
Recomendamos considerar os custos por um período de tempo definitivo que pode ser, por exemplo, um mês se você quiser começar a otimizar a gestão do seu negócio imediatamente, começando pelos custos, ou por períodos mais longos, como um trimestre.
Identificados os custos efetivamente enfrentados nos diversos departamentos, será possível passar para a segunda etapa.
- Estabeleça um orçamento
Conforme antecipado no parágrafo anterior, conhecer os custos da empresa é apenas o primeiro passo para otimizar sua gestão. Uma vez estabelecidos os custos necessários à operação da empresa em todos os seus processos produtivos, será possível estabelecer um orçamento periódico que não deverá ser ultrapassado.
Dependendo do tipo e complexidade da empresa, recomendamos não estabelecer um orçamento geral, mas alocar um orçamento diferente para cada departamento de produção . Isso tornará mais fácil para você prosseguir com as próximas etapas.
- Verificações periódicas
Identificar um limite de despesas para cada departamento de produção não é suficiente para otimizar os custos do negócio.
Para garantir que os custos realmente respeitam o orçamento estabelecido, é necessário realizar verificações periódicas .
Também neste caso será sempre a própria empresa a decidir a melhor periodicidade para o seu tipo de produção; no entanto, recomendamos pelo menos uma verificação trimestral, pois somente a verificação do efetivo cumprimento do orçamento alocado nos permitirá prosseguir com o ponto que trataremos no próximo parágrafo. Na verdade, qual é o objetivo de verificar o cumprimento do orçamento?
- Corretivo
A quarta etapa necessária para otimizar os custos do negócio deriva necessariamente da anterior. Na sequência das verificações periódicas será de fato essencial adoptar todas as medidas corretivas para o cumprimento do próprio orçamento.
As razões pelas quais as despesas realizadas podem ser superiores ao teto de gastos estabelecido podem ser muito diferentes e não as trataremos aqui. No entanto, uma vez identificados os departamentos ou processos de produção que se desviam do que foi decidido a priori, será necessário intervir com todas as correções possíveis para trazer efetivamente os custos de volta ao orçamento.
Nesta fase também pode ser útil verificar se o incumprimento do orçamento decorre da sua inadequação ou do incumprimento das orientações de despesa.
- Software de gerenciamento de despesas
O último passo que recomendamos para gerenciar e otimizar os custos do negócio é apresentar à empresa um software para gerenciamento de despesas. São ferramentas complexas do ponto de vista da quantidade de funções, mas fáceis de usar e inserir na rotina do negócio.
Os mais avançados permitem gerir as despesas mas também analisá-las segundo parâmetros que também podem ser personalizados e, portanto, estabelecidos pela empresa. Desta forma, todos os passos descritos nos pontos anteriores podem ser aplicados de forma ainda mais rápida e eficaz em prol da gestão dos custos empresariais.
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