É inegável que o crescimento tecnológico trouxe consigo a necessidade de rapidez na recuperação e disponibilização das informações que estão sendo geradas em volumes cada vez maior. Para contabilidades de qualquer tamanho é evidente a falta de organização no armazenamento de vários tipos de documentos, o que acaba impactando de forma negativa nos serviços prestados aos clientes, gerando uma imagem ruim do escritório.

Foi para solucionar esse problema que surgiu o conceito “GED”, sigla que significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos, que provê um meio de facilmente armazenar, localizar e recuperar informações existentes em documentos e dados eletrônicos ou físicos, durante todo o seu ‘Ciclo de Vida’.

Um exemplo são os XMLS que apesar da obrigatoriedade da guarda por cinco anos, facilmente se perdem nos computadores dos clientes. E mesmo que o fisco esteja com a guarda destes arquivos, não há perdão quando ele cobrar do contribuinte.

Isso ainda sem mencionar a infinidade de CNDs, Guias, Darfs, GNRFs, SPEDs, comprovantes de entregas, etc…

Sabendo destas necessidades elaboramos este artigo trazendo algumas soluções GEDs com abordagens diferentes disponíveis hoje no mercado.

01) Tecnologias WEB SCI

A SCI, Sistemas Contábeis Integrados, especialista no desenvolvimento de sistemas para este segmento, vem fornecendo soluções WEB desde de 2005.
Entre os módulos WEB destacam-se na categoria GED:

SCI Report: Disponibiliza os relatórios gerados pelos sistemas da SCI, LINHA VISUAL e ambiente contábil ÚNICO. Com ele, o cliente da empresa contábil pode consultar e imprimir relatórios e impostos pela internet com facilidade, rapidez, segurança, organização e baixo custo.

Pelo site é possível ainda que o cliente emita a segunda via dos Darfs, e informe os pagamentos, poupando tempo do escritório com tarefas banais e de baixo valor agregado.

Outra funcionalidade interessante é Distorção de Impostos onde o SCI Report apresenta por meio de um relatório os impostos que podem estar com possíveis erros de cálculo evitando multas e aborrecimentos com clientes.

CND: Controla e publica automaticamente as CNDs – Certidões Negativas de Débitos.

Nos últimos anos as instituições governamentais vêm disponibilizando as CNDs em sites para as empresas poderem consultar. Apesar da facilidade as empresas contábeis ainda tinham que controlar os vencimentos de forma manual em planilhas, além de decorar onde cada uma era emitida, pois cada CND está disponível em um site diferente.

O funcionamento do SCI REPORT CND é muito simples, tendo apenas que informar quais as CNDs desejamos controlar por empresa:

– controla os vencimentos;
– gera as CNDs nos prazos; e
– disponibiliza/publica no SCI Report as CNDs para os clientes terem acesso.

Tudo isso com a vantagem de poder consultar os relatórios e CNDs do seu smartphone ou tablet.

Integra NET: Solução WEB para os departamentos fiscal e contábil, integrando o cliente com a empresa contábil. Faz importação e gerenciamento de documentos fiscais e contábeis digitais como NF-e/NFC-e (notas fiscais eletrônicas), CT-e (conhecimento de transporte eletrônico), Sped Fiscal, Sintegra e CAT-52.

Este módulo trabalha em conjunto com duas aplicações:

Agente SCI que é um aplicativo que deve ser instalado no cliente da empresa de contabilidade.
Ele monitora as notas emitidas pelo sistema de gestão do cliente (ERP) e faz o envio das notas para o portal do Integra NET. As notas de entrada também são obtidas pelo Agente através da ferramenta de manifestação que auxilia o cliente da contabilidade a controlar este processo.

É muito comum as empresas terem e-mails personalizados para receber notas fiscais eletrônicas.
Por isso o Agente SCI consegue acessar estas contas de e-mails, identificar as notas em anexo e assim fazer o armazenamento e envio para a contabilidade.

O Agente SCI irá enviar estes documentos do cliente da contabilidade para o portal do Integra NET que por sua vez fará a integração com a contabilidade.

Push SCI é um sistema que busca notas fiscais eletrônicas de entradas e saídas em horários agendados, podendo fazer a busca automática em horários mais tranquilos como na madrugada aproveitando melhor a internet e evitando a importação manual feita por operadores em horário comercial dando alta produtividade no dia a dia das empresas contábeis.

Esta ferramenta consegue buscar as notas de entrada sem fazer a manifestação.
Além disso, para os estados de RS, SC, PR, ES, MS, AM, ele consegue obter toda a movimentação de entradas e saídas. Para o estado de SP é possível trazer além das entradas, os cupons eletrônicos emitidos.

Para os clientes SCI que possuem os sistemas fiscal da linha Único, além de buscar as notas, o Push fará também a escrituração dos documentos, restando apenas ao operador fazer a conferência, garantindo assim um ganho enorme na produtividade.

O Push SCI ficará instalado no escritório contábil, e caso o contador deseja fornecer o serviço de armazenamento destes XMLs para seus clientes, poderá fazer o envio para o portal do Integra NET.

Como adquirir?

O módulo CND pode ser adquirido por qualquer escritório contábil, independente do sistema utilizado.
Os demais módulos (SCI Report, Integra Net, Agente SCI e Push SCI), estão disponíveis apenas para clientes SCI.

Se ficou interessado, encaminhe e-mail para airton@sci10.com.br e agende uma demonstração. Informe o código “0760” e tenha super desconto na aquisição de qualquer uma destas soluções.

Para saber mais sobre essas e outras soluções WEB fornecidas pela SCI acesse:
http://www.sc.inf.br/sistemas/web/

02) DigiDOC

Com o DigiDoc o documento digitalizado se torna uma cópia fiel e inteligente do original. Desta maneira, o uso do documento físico é quase zero e só fica necessário em alguns casos legais.

Não é necessário criar pastas para cada tipo de documento, o próprio software identifica a origem dos arquivos, para que sejam armazenados de acordo com as informações e suas necessidades funcionais (número de contrato, nome ou CPF do cliente, etc).

Os documentos são localizados de acordo com os termos inseridos na caixa de busca (índices).
O mecanismo de busca do DigiDoc é abrangente, o que torna prática a consulta por documentos independente de seus formatos. Nada de ficar lembrando em qual pasta, caminho ou diretório o arquivo se encontra, basta apenas digitar o que você procura.

Além disso o contador pode compartilhar os documentos com usuários internos e com usuários externos. Permite ainda a integração com o seu sistema fiscal/contábil independente do desenvolvedor, graças a impressora virtual que garante que o relatório saia do seu sistema direto para o DigiDoc.

Tudo isso pode ser feito diretamente de seu smartphones ou tablet, de maneira simples e descomplicada.

A implantação não exige longos processos de implementação ou treinamento. O usuário é capaz de explorar todo o potencial rapidamente.

Seus dados ficam armazenados em banco de dados, em Data Center muito bem protegido e com sistema de cópia de segurança diário.

Se ficou interessado, encaminhe e-mail para airton@sci10.com.br e agende uma demonstração sem compromisso.

Para saber mais acesse https://www.digidoc.inf.br/site/

Por que o GED é um bom negócio?

Considerando todas as vantagens fica claro que a implantação de um software de gestão eletrônica de documentos será um grande diferencial para qualquer contabilidade que deseja se tornar mais organizada e eficiente através da diminuição de tempo na localização e uso das informações arquivadas.

Neste sentido, é fundamental ressaltar a importância da digitalização de documentos e da escolha de um Software GED prático e eficiente, que atendam às necessidades do escritório.

Fontes:
https://www.digidoc.inf.br/site/
http://www.sc.inf.br