Para quem têm de lidar com emissão de notas fiscais é muito importante conhecer os tipos de documentos fiscais eletrônicos existentes. No Brasil temos muitos tipos e cada um tem as suas próprias regras e particularidades. Abaixo vamos comentar um pouco sobre alguns cuidados a se ter com um desses modelos, a NF-e.

Os contribuintes que efetuam venda de mercadorias usam este modelo de documento fiscal eletrônico. Ao passo que ele esse é o modelo de documento mais utilizado atualmente, ele também necessita de atenção e cuidado para o seu preenchimento. Como estamos falando de um modelo que gera muito volume de notas, é necessária muita organização na gestão destes documentos.

As empresas também precisam tomar cuidado com os erros de emissão, pois, o validador possui algumas regras que podem impedir a emissão de uma nota fiscal. Este modelo de nota eletrônica, assim como os demais, é emitido e com isso gera-se um XML, que é a nota fiscal. As mercadorias que tem suas NF-e emitidas, são transportadas sempre acompanhas de suas Danfe.

Como a Danfe é o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica, ele não tem valor fiscal, serve apenas para acompanhar a circulação das mercadorias. O Danfe não precisa ser arquivado, mas ele tem a chave da NF-e, então se caso você precise consultar a nota fiscal no portal da NF-e e não tenha o XML, pode usar essa informação.

As chaves de acesso ajudam a resolver esse problema da consulta, o que é uma vantagem em certos momentos. Mas o ideal é o contribuinte ter os XML, nem que para isso ele adquira uma ferramenta de busca de documentos fiscais. O XML é o arquivo essencial, esse o contribuinte sempre tem de ter.

Quando falamos de saídas é mais fácil ter todos os XML, o problema começa quando falamos das notas fiscais de compra. Como existe uma grande dificuldade nessa questão, muitas empresas possuem ferramentas tecnológicas para ajudar a obter essas notas fiscais de entrada. Porém, recentemente está tendo uma maior dificuldade de obter esses documentos, mesmo com o uso dessas soluções.

O que muitas dessas ferramentas fazem para poder obter os documentos é utilizar robôs para acessar os portais das fazendas e pegar os dados das notas fiscais. Por meio desse tipo de consulta é possível criar um XML artificial.

Os contribuintes precisam ter atenção com as alterações promovidas pelo governo, pois, com a LGPD, e o Ajuste Sinief 16/18 as consultas estão mais restritas à apenas os participantes dos documentos fiscais. Apenas para reforçar o Ajuste Sinief 16/18 trouxe estas novas regras quanto a consulta das NF-es:

• 5º A disponibilização completa dos campos exibidos na consulta de que trata o caput desta cláusula será por meio de acesso restrito e vinculada à relação do consulente com a operação descrita na NF-e consultada, nos termos do MOC.
• 6º A relação do consulente com a operação descrita na NF-e consultada a que se refere o § 5º desta cláusula deve ser identificada por meio de certificado digital ou de acesso identificado do consulente ao portal da administração tributária da unidade federada correspondente ou ao ambiente nacional disponibilizado pela RFB

Antes para fazer uma consulta de NF-e no portal da nota fiscal eletrônica, não era necessário o uso de certificado digital. Segundo as recentes mudanças feitas no portal, agora para fazer a consulta já é necessário o uso de certificado digital.

O download do XML das notas de entrada é muito importante, pois, em primeiro lugar nenhum documento de compra pode faltar nas escriturações dos Speds. E em segundo lugar é necessário armazenar as NFEs por 5 anos.

O empresário que tiver dificuldade em obter estes documentos fiscais de entrada deve conversar com seus fornecedores, e seu contador. Apenas reforço ao empresário que não é responsabilidade da contabilidade buscar estes documentos. Isso é uma responsabilidade da empresa, que deve se comprometer a enviar diretamente a sua contabilidade todos os documentos fiscais.