O modelo 21 de nota fiscal de comunicação é usado por empresas de telecomunicação, como comunicação multimídia (provedores de internet) e emissoras de rádio e TV.

A nota fiscal de comunicação modelo 21 está em vigor para emissão desde 2003, e é importante observar que é necessário emitir esse modelo sempre que houver prestação de serviços de comunicação em caráter de geração, transmissão, retransmissão e ampliação.

As notas fiscais de modelo 21 são usadas por todos os estados, pois, é uma obrigatoriedade de utilização sobre todo o território nacional.

Não será possível emitir uma nota de comunicação caso a empresa não possua certificado digital e inscrição estadual.

O modelo 21 por ser um documento fiscal para os serviços de comunicação, tem sua regulamentação dada pelas disposições do Convênio ICMS 115/03.

A veiculação de anúncios atualmente é feita por esse modelo, já que este serviço foi excluído através de veto presidencial da lista da Lei Complementar 116/03. As empresas que fazem esse tipo de veiculação então não terão incidência do ISS.

O arquivo da nota fiscal de modelo 21 deve conter as alíquotas de ICMS para tributação dos serviços se houver incidência. O emitente precisa informar o cliente e também o tipo de assinante, tipo de utilização e grupo de tensão.

O modelo 21 (nota fiscal de comunicação) e o modelo 22 (nota fiscal de telecomunicação) não foram substituídos pela NF-e. Portanto é incorreto emitir uma NF-e para a veiculação de anúncios, neste caso deve ser usada nota fiscal modelo 21. Então as editoras devem usar sempre o modelo 21 para serviços de veiculação de anúncios em revistas.

O CFOP deve sempre ser informado, e a empresa deve verificar o CFOP pertinente a operação, por exemplo, um muito usado é o 5303 – Prestação de serviço de comunicação a estabelecimento comercial.

A nota fiscal modelo 21 deve ser registrada nos livros fiscais de registro de entradas modelo 1 e 1-a e nos livros fiscais de saídas modelo 2 e 2-a.

As empresas que não estão enquadradas no Simples Nacional devem registrar as notas fiscais de modelo 21 na EFD-ICMS/IPI, EFD-Contribuições, Sintegra (quando obrigado), Registro de apuração do ICMS e apuração mensal de ICMS (GIA, Dime etc…).

As empresas de comunicação devem também se atentar as regras do convênio ICMS 115/03, que dispõe sobre a uniformização da emissão, escrituração, manutenção e prestação de informações dos documentos fiscais dos prestadores de serviços de comunicação. O convênio também é voltado aos fornecedores de energia elétrica.

A Cláusula primeira diz que a emissão, escrituração, manutenção e prestação das informações relativas aos documentos fiscais modelo 6, 21, 22 e demais de prestação de serviços de comunicação ou energia elétrica, devem obedecer às regras deste convênio.

O parágrafo único do referido convênio diz que a critério de cada unidade federada, poderá ser estabelecida a obrigatoriedade da emissão em via única das notas de modelo 21 e 22.

A empresa deverá transmitir ao Fisco os arquivos pedidos conforme regras do Convênio ICMS 115/03. Cada Sefaz normalmente publica orientações relativas ao software a ser usado nessa transmissão.

O programa de validação e transmissão de arquivos verifica a integridade e a consistência dos arquivos digitais.

A empresa deverá ainda baixar o programa gerador de mídia TED que é um programa que realiza a conversão dos arquivos digitais para transmissão. As transmissões utilizam o mesmo programa TED usado no Sintegra.

Um arquivo que foi gerado adequadamente atende as disposições do Anexo Único do Convênio 115/03, principalmente na informação do “status” que define o arquivo como normal ou substituto.

O nome dos arquivos deve ser gerado da seguinte forma:

UF -Sigla da unidade federada do emitente dos documentos fiscais

CNPJ – CNPJ do emitente dos documentos fiscais

Modelo – Modelo dos documentos fiscais

Série – Série dos documentos fiscais

Ano – Ano do período de apuração dos documentos fiscais

Mês – mês do período de apuração dos documentos fiscais

Status – indica se o arquivo é normal (N) ou substituto (S), se for arquivo substituto, deverá ser indicado o número sequencial de dois dígitos do arquivo substituto iniciando em “01”, se for normal usar “01”.

Tipo – Inicial do tipo de arquivo, podendo ser: (M) Mestre de documento fiscal, (I) Item de documento fiscal, (D) Dados Cadastrais do destinatário do documento fiscal, (C) Controle e identificação.

Volume – Número sequencial do volume, a quantidade de registros do arquivo Mestre de documento fiscal é limitada a 100 mil ou 1 milhão de documentos fiscais. Se alcançado o limite deve ser criado um arquivo de continuação. Neste caso a numeração será sequencial e consecutiva iniciada em 001.