Num mercado digital e global, cada vez mais empresas decidem hoje adotar um sistema ERP para otimizar os processos internos e a gestão das informações da empresa.

Quando uma empresa decide implementar um sistema ERP( Enterprise Resources Planning ) passa para uma gestão mais completa, graças a uma ferramenta de TI que é capaz de gerenciar e controlar todos os recursos internos e externos. Escolher o sistema ERP adequado significa, portanto, dar à gestão da empresa um melhor suporte para análise e planejamento estratégico, com base em dados organizados de todos os níveis que compõem a empresa.

A adoção de um ERP representa também um importante investimento, que se paga a médio e longo prazo: vejamos porquê, identificando neste artigo os 9 principais pontos fortes deste sistema.

ERP: Nove pontos fortes que não devem ser subestimados

Um sistema ERP proporciona uma visão completa, imediata e mensurável de todas as informações que são geradas, entram e circulam na empresa. Há muitos aspectos a favor desta solução: nós, entre muitos, ilustramos nove deles.

Integração

Um sistema ERP é sinônimo de um sistema integrado: toda a informação da empresa é centralizada numa base de dados estruturada ( sistemas de gestão de bases de dados ), para que todos os dados que circulam na empresa fluam para o mesmo sistema, estejam imediatamente disponíveis, utilizáveis e acessíveis. Isso permite evitar atividades desnecessárias de importação de dados, duplicações e erros, reduzindo tempos e custos de processamento.

Automação

Automatizar processos significa obter economias consideráveis de tempo operacional para pessoas individuais que podem, assim, ser empregadas de forma mais produtiva e eficiente. Pensemos, por exemplo, no processo contábil e sua digitalização: graças à geração automática de registros contábeis, a equipe administrativa não perde tempo em inserir os dados manualmente. O mesmo acontece com a gestão de processos de armazém, de Produção, envio, etc. Ao longo do tempo, a automação de processos oferece outras vantagens:

• otimização dos fluxos de informação: os fluxos de trabalho da empresa são transparentes, acessíveis, rastreáveis. Os usuários sempre conhecem as etapas e variações: todos sabem onde estão e o que fazer
• redução de tempo, custo e risco: a automação dos fluxos de negócios minimiza os riscos de erros, esquecimentos, mal-entendidos, atrasos. Tudo isso leva a economia de tempo e redução de custos

Informações em tempo real

Com um sistema ERP, todos os dados da empresa ficam disponíveis de imediato, podem ser processados como desejar, em relatórios, estatísticas, diagramas, etc. Isso permite, em cada etapa do trabalho e em cada etapa do organograma, aproveitar informações valiosas, que evitam erros e que são a base das escolhas estratégicas do negócio.

Racionalização e otimização de processos de negócios

Um sistema de gestão ERP permite processar fluxos de forma totalmente racional e otimizada. Pense, por exemplo, no planejamento de produção: os inúmeros processamentos de dados que o sistema pode fazer permitem otimizar todo o processo produtivo, evitando desperdícios de matéria-prima, tempo e mão de obra dos recursos humanos envolvidos. O mesmo pode ser dito em qualquer nível da empresa. Esta simplificação dos processos permite também melhorar a eficiência e a produtividade em benefício dos lucros.

Digitalização de documentos

Todos os dados podem ser vinculados a imagens, documentos, folhas de dados, relatórios, gráficos. Um sistema ERP é capaz de digitalizar todas as informações do processo, integrando-as ao próprio sistema, sempre disponível para consulta e processamento. A gestão de negócios desta forma torna-se eficiente e rápido, com grande economia no tempo gasto na busca de documentos e informações em papel. Todos os documentos eletrônicos digitalizados (faturas, documentos, cartões de combustível, extratos e etc.) ficam imediatamente disponíveis e visíveis na tela, em um tempo muito curto.

Sistema aberto

Os sistemas ERP geralmente são oferecidos em pacotes modulares: isso significa que uma determinada empresa pode começar com os pacotes que considera básicos e indispensáveis e, posteriormente, ao longo do tempo, adquirir outros pacotes que completam todos os processos. Não somente. Os sistemas ERP são sistemas capazes de “dialogar” com outros programas, mesmo de fornecedores diferentes. Eles também são altamente personalizáveis, a fim de atender às necessidades reais de cada empresa.

Logística eficiente e otimizada

Com um sistema ERP, a logística tem uma grande vantagem: as relações com os fornecedores são muito mais rápidas e fluidas, a movimentação de mercadorias está sempre sob controle e agilizada, a gestão de estoques e armazéns segue políticas estratégicas muito específicas. Isso é combinado com o controle digitalizado do transporte feito sempre rastreável e otimizado para tornar os processos mais simples e rápidos. Não somente. Com um sistema ERP você sempre pode saber onde estão as mercadorias individuais, seu estoque, as quantidades em ordem e em produção, o cálculo de estoque mínimo e o índice de rotação, etc.

Apoio à decisão estratégica para a gestão

Em um mercado cada vez mais global e competitivo, a gestão deve ter grande suporte para as escolhas estratégicas tanto no curto, médio e longo prazo. Um sistema ERP fornece ferramentas de controle altamente avançadas. Uma contabilidade analítica permite, por exemplo, o processamento de dados cruzados em tempo real, o cálculo de margens, rentabilidade, etc. A isso deve ser adicionado o grande potencial do Business Intelligence, ou seja, a capacidade deste sistema de fornecer informações resumidas que mostram o andamento da empresa como um todo, destacando imediatamente quaisquer gargalos, fornecendo estatísticas avançadas, gráficos, diagramas.. Todas as informações inestimáveis para quem dirige a empresa.

Redução de risco

A disponibilidade de dados em um único sistema de banco de dados permite um controle muito mais preciso e cuidadoso, em comparação com informações fragmentadas em um ou mais sistemas de gestão. Poder ter de imediato toda a informação da empresa e da forma que pretende, permite à gestão da empresa ter sempre sob controlo a evolução da situação e intervir prontamente nas situações de maior risco. Não somente. Ao nível dos colaboradores individuais ou dos departamentos individuais da empresa, o sistema ERP permite a otimização de todos os processos e a racionalização dos fluxos, reduzindo consideravelmente o risco e a taxa de erro.

ERP de nova geração

Se, no passado, os sistemas ERP eram prerrogativas das grandes empresas, hoje mesmo as pequenas e médias empresas podem utilizar os sistemas de gestão e ERP de nova geração, mais flexíveis e menos dispendiosos, para se renovarem rapidamente e otimizarem as suas atividades empresariais.

Assim, num processo evolutivo cada vez mais orientado para a  digitalização, os sistemas ERP mais avançados integram-se com diferentes sistemas verticais, incluindo o CRM para gerenciar o relacionamento com os clientes, ou E-commerce para gerenciar as vendas online. Podemos dizer, portanto, que um sistema ERP não é apenas um ‘software estendido’, mas torna-se um verdadeiro e próprio  aliado tecnológico,  fundamental em todos os níveis de gestão.