Muitas vezes pensamos em digitalização e otimização de processos financeiros como um sistema binário. Passar de um processo manual para uma solução de software que automatiza processos básicos é a direção certa para eliminar fraudes e desperdícios. Nós explicamos o porquê.

Um dos equívocos sobre digitalização e otimização de processos financeiros é que é binário. Ou (a) sua organização ainda usa planilhas e muitos processos são gerenciados manualmente pelos funcionários, então é hora de migrar para uma solução de software ou (b) você mudou para uma solução de software para gerenciá-los, então agora você está completamente pronto.

No entanto, esses processos são multifacetados e têm implicações para sua equipe financeira. Passar de um processo essencialmente manual para uma solução de software que automatiza processos básicos é certamente um passo na direção certa. Mas é realmente apenas o primeiro passo em uma jornada de muitos processos baseados em papel díspares para uma solução totalmente automatizada e integrada que elimina fraudes e desperdícios, otimizando gastos e ajudando a gerenciar o fluxo de caixa.

Então, o que a otimização de custos realmente significa em uma situação da vida real? Isso significa que, como equipe, você tem muito mais controle sobre todos os aspectos dos gastos da sua organização, seja o café da manhã e o biscoito de um funcionário ou o aluguel do escritório. Você saberá o que gastou, quais saídas de caixa pode antecipar e quando e como deve fazer os pagamentos, e poderá garantir que isso esteja de acordo com a política da sua organização.  

Trata-se também de fazer com que suas despesas realmente importem e funcionem a seu favor. Seus funcionários estão aproveitando os descontos corporativos em companhias aéreas e hotéis? Você consegue processar faturas com rapidez suficiente para aproveitar os descontos de pré-pagamento de seus fornecedores? Quantas compras você pode transferir para cartões virtuais para aproveitar os descontos à vista?

Mesmo que você tenha deixado para trás a maneira antiga de fazer as coisas, aqui estão algumas maneiras de levar seu gerenciamento de despesas para o próximo nível (e além).

Despesas com funcionários

• À moda antiga:  Principalmente manual, com algum uso de tecnologia, como digitalizar e enviar recibos por e-mail para sua aprovação.
• A primeira etapa:  Implementar uma solução de automação de despesas para coletar e processar informações de despesas de funcionários.
• Totalmente otimizado:  experiência totalmente automatizada, quase em tempo real, desde a compra até o reembolso.

Reservas de viagem

• À moda antiga:  Reservar as viagens dos próprios funcionários em sites de consumidores com pouca supervisão.
• A primeira etapa:  Usar uma empresa de gestão de viagens/ferramenta de reservas para implementar a  política de viagens.
• Totalmente otimizado:  Abordagem abrangente para coleta, análise e controle de despesas de viagem, que usa dados de viagem para negociar com fornecedores.

Faturas

• À moda antiga:  Principalmente manual, com algum uso de tecnologia, como digitalização e envio de faturas por e-mail para aprovação.
• A primeira etapa: aproveitar uma  solução de automação de contas a pagar habilitada para OCR para enviar e aprovar faturas online.
• Totalmente otimizado:  Processo totalmente automatizado, desde a expedição até a reconciliação, com uma visão completa de todas as faturas.

Conformidade de despesas

• À moda antiga:  políticas vagas, arbitrárias e difíceis de implementar.
• A primeira etapa:  Configurar políticas de despesas em soluções de automação de despesas e contas a pagar.  
• Totalmente otimizado:  recurso de aprendizado de máquina integrado com revisão específica por revisores independentes para eliminar todas as despesas não incluídas nas políticas atuais.

Análises

• À moda antiga:  Dados isolados presos em sistemas díspares, tornando a análise manual complicada e imprecisa.
• A primeira etapa:  relatórios básicos com recursos limitados de painel de análise de alto nível.
• Totalmente otimizado:  habilidades analíticas personalizadas, permitindo decisões estratégicas baseadas em dados e não na intuição.

Embora a otimização de custos seja certamente uma iniciativa baseada em tecnologia, também é uma mudança na forma como as empresas veem a função de gerenciamento de custos. Requer uma abordagem mais estratégica e holística, baseada em soluções. Isso envolve o gerenciamento de mudanças dentro da organização para implementar totalmente esses recursos e educar as equipes sobre a otimização de custos, além de revisar e atualizar os processos regularmente.   

A longo prazo, os benefícios de tornar a otimização de custos uma pedra angular das finanças de uma organização podem ser significativos, seja em termos de equipes mais produtivas, custos mais baixos, melhor conformidade ou melhor posição financeira.