O controle de custos do negócio é uma fase fundamental para a gestão eficaz de toda empresa. No entanto, apresenta dificuldades consideráveis, causadas por diferentes razões. Então, como otimizar esse aspecto?

O primeiro passo é entender que tipos de custos precisam ser controlados; analisaremos então quais são os diferentes custos possíveis.

Mais adiante discutiremos a importância de registrar cada despesa para ajudar a controlá-la.

Concluiremos com um parágrafo dedicado à fase de comparação entre custos, orçamento da empresa e período de gastos.

Quais despesas e despesas considerar ao controlar os custos da empresa?

A eficácia do controle de custos de uma empresa deve começar com um passo fundamental: entender quais custos a empresa enfrenta. Pode-se dizer que os custos são despesas da empresa, mas essa afirmação não daria crédito à complexidade desse aspecto, com o risco de não considerar itens de despesa importantes e difíceis de gerenciar.

Para um controle realmente assim, devem ser consideradas todas as despesas, que incluem os custos:

• direto indireto
• operacional / plurianual
• fixo / variável / marginal
• padrão / real

Não entraremos em detalhes sobre as características de cada uma dessas categorias; a distinção pode, no entanto, ser útil para entender como a gestão de negócios e custos é um assunto complexo, que como tal deve ser tratado com a devida consideração.

Então, como essa variedade de custos é controlada?

Registro de despesas

O conhecimento de cada despesa é essencial para um controle eficaz, que deve necessariamente passar pelo registro de cada custo.

No entanto, a constatação da despesa em si não é suficiente para um controle que seja útil para sua finalidade; é necessário que isso seja feito em tempo hábil (se não em tempo real) e com uma série de detalhes adicionais, úteis para uma análise mais aprofundada.

Tomemos um exemplo : constatar que em 23 de outubro foram reembolsados 500 reais por uma viagem não é inteiramente significativo. Seria mais útil saber que este valor é dado pelas despesas de deslocação e estadia incorridas pelo colaborador para as deslocações relacionadas com a promoção da nova coleção na feira XYZ.

Estes não são aspectos insignificantes: desta forma você terá a oportunidade de conhecer os detalhes dos gastos e sua motivação, também rastreando-os até uma atividade empresarial específica.

Quem se ocupa do registo de despesas, no entanto, sabe que pontualidade e precisão esbarram muitas vezes com atrasos na apresentação dos documentos comprovativos e com recibos ausentes ou incompletos.

Como simplificar os relatórios

Para facilitar os relatórios, pode ser útil adotar um sistema que permita superar esses limites, como um aplicativo de relatórios que pode ser usado por todos os funcionários e colaboradores. Este tipo de ferramenta permite inserir despesas de forma imediata, anexando também a imagem do documento de despesas.

Dessa forma, a gestão de reembolsos é simplificada, mas também é possível verificar se as despesas estão de acordo com as políticas de despesas estabelecidas pela empresa.

A importância dos dados

O que foi dito até agora é preparatório para a etapa final: o controle efetivo dos gastos.

Controlar os custos da empresa não significa apenas tomar nota das saídas, mas sim analisar os dados relativos às saídas de acordo com os parâmetros relevantes para a empresa. Eles podem ser comparados com o orçamento disponível para cada processo ou unidade de produção, ou mesmo comparados entre si para entender quais são os itens de custo mais relevantes para cada departamento de produção.

A coleta oportuna de dados não só permite a comparação com o orçamento e as políticas de gastos da empresa, mas também permite dados que podem ser facilmente comparados com períodos semelhantes, por exemplo, com a comparação entre trimestres, meses ou anuidade.

A disponibilidade de dados precisos permitirá, assim, implementar todas as ações necessárias para o controle de custos, reduzindo custos desnecessários e verificando eventuais desperdícios ou carências, voluntárias ou não.

Também neste caso existem várias ferramentas que podem ser utilizadas para o tratamento dos dados, mas sem dúvida um programa de gestão concebido para o efeito poderá facilitar a tarefa de análise e reduzir o tempo e os recursos necessários para uma gestão verdadeiramente eficaz.