Artigo escrito por Andrea Mottola*

Os negócios de menor porte aguardam a regulamentação da nova legislação para suas próprias condições de operação

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPDP – é uma realidade e já está em vigor, ainda que parcialmente, há alguns meses. O que muda é que a partir de agosto poderão ser aplicadas as multas e penalidades administrativas e a sociedade passa a contar com a vigência total. Portanto, é importante que as empresas de todos os portes e segmentos se adequem às exigências e requisitos de segurança e privacidade, que a nova lei impõe.

É muito importante destacar que a LGPDP não faz distinção com relação a grandes, médios e pequenos empresários. A nova legislação é ampla e abrange tanto pessoas físicas como jurídicas, que tratem esses dados de modo a ter um proveito econômico. Dentro desse conceito estão inclusive as microempresas. Por sinal, não há nenhuma distinção ou tratamento diferenciado para essa categoria econômica.

Uma nova regulamentação um pouco mais específica está sendo aguardada da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) com relação a categoria das PMEs, mas até agora este órgão não se manifestou e não apresentou nenhum diferencial neste sentido. Ao longo dos próximos meses, pode haver mais mudanças, mesmo porque os trabalhos da ANPD tiveram início há pouco tempo e a situação atual deverá ser alterada e poderão surgir novidades para pequenas e médias empresas.

O fato é que por ora elas não estão isentas de se adequarem ao novo diploma legal. Tendo em vista que as pequenas e médias empresas têm uma menor quantidade de dados a ser tratados, é possível que haja uma adaptação, exigindo menos requisitos e de menor complexidade para estes casos. Mas vale destacar, que ainda isso é uma aposta do mercado e não há nada concreto de fato.

As PMEs terão se adequar ao novo cenário, com ainda o agravante da crise econômica e pandemia, e por isso também merece atenção muito especial em virtude dos recentes vazamentos de dados de grandes empresas. Para as pequenas empresas os incidentes de vazamentos e de segurança podem ser potencialmente danosos e não retiram a responsabilidade civil de eventuais problemas que os titulares de dados terão com uso indevido dessas informações.

Isso faz com que as pequenas e médias empresas também respondam perante os titulares de dados, sejam eles seus clientes, funcionários ou fornecedores. Ou seja, aquelas pessoas que têm seus dados tratados de alguma maneira no âmbito desses negócios.

Mesmo diante de um orçamento mais curto as empresas de menor porte podem montar programas de adequação à LGPD. Existem algumas soluções com valores mais acessíveis, além de disporem de profissionais que estão se especializando no atendimento deste nicho de mercado com preços mais próximos daquilo do que é possível os pequenos e médios empresários pagarem.

Assim sendo, a possibilidade de implementação dessa plataforma é real e é possível desde que haja planejamento e a mudança da cultura que não havia até então, que é a da segurança da informação. Este possivelmente seja o principal fator no momento para compreensão e êxito do estabelecimento desse tipo de programa.

Muitas vezes soluções relativamente simples de como adquirir e utilizar um bom antivírus em todas as máquinas da empresa já têm uma efetividade interessante. É aconselhável utilizar pontos de internet seguros e evitar os acessos da internet pública que possam facilitar a intrusão de hackers, que sequestrem e usem os dados que estão sendo transitados pela rede.

A utilização de programas autorizados e não piratas é de grande importância. Os softwares oficiais trazem constantes atualizações que também dispõem de pontos de segurança, que são avaliados e alterados quando se nota alguma vulnerabilidade. Se forem utilizadas versões piratas, além do crime, o empresário não terá acessos a essas atualizações e ficará ainda mais exposto a ataques de vírus ou de hackers.

Os atuais estudos demonstram que as empresas brasileiras apresentam grande vulnerabilidade e têm sofrido ataques cibernéticos frequentes. Então, é importante ter esse controle tanto com softwares oficiais como antivírus, programas anti-intrusão e similares, mesmo com alternativas que sejam mais baratas. Esses recursos são muito relevantes para as rotinas dessas empresas.

Não bastam, no entanto, essas medidas protetivas. É preciso ter cuidados com os documentos, que não são entregues, mas que podem ter dados pessoais ou sensíveis como os de saúde ou de menores, por exemplo. Quando esses documentos são físicos, as pastas precisam estar arquivadas em locais seguros. Os arquivos precisam estar chaveados e sob responsabilidade de pessoas que tenham controle de quando os arquivos são acessados e que pastas são acessadas. Após a utilização desses documentos, deverão voltar imediatamente a sua origem.

É importante que se faça uma varredura dentro da estrutura da empresa para se verificar quem terá acesso a quais informações. Atualmente, é comum em pequenas e médias empresas, que todos tenham acesso a boa parte das informações. Esta prática acaba gerando a possibilidade incidência de vazamento muito grande. É preciso destacar qual funcionário terá acesso a determinada informação de acordo com sua função. Desta forma, outros funcionários que não deveriam ter alcance a uma informação ficarão impedidos de manipular indevidamente esses documentos e dados reservados.

É preciso ainda muito cuidado com cópias de atestados médicos, de RGs e CPFs, que por descuido podem ficar nas copiadoras, mas têm a possibilidade de gerar incidentes de segurança. Essa é uma questão bastante importante. Afora isso, as senhas de acesso a sistemas e arquivos precisam ser muito seguras. Hoje, ainda temos problemas com elas, quando são muito vulneráveis e simples de serem decifradas.

Todos os funcionários precisam ser orientados a alterar periodicamente suas senhas. No mínimo devem ser trocadas anualmente e com caracteres alfanuméricos, e não tenham correlação com datas de nascimento, placas de carros ou algo semelhante, que podem ser facilmente identificados e o sigilo facilmente quebrado.

O fato é que profissionais da área do Direito poderão auxiliar essas empresas, criando e estabelecendo políticas de segurança adaptadas às PMEs, além dos códigos de ética para os Recursos Humanos. Todas essas medidas vão ajudar muito a mudança na cultura da segurança da informação.

Quando entendermos que as informações que nos chegam são importantes e caso sejam usadas indevidamente podem prejudicar o seu titular, a atenção no cuidado será redobrada. Esse novo comportamento ao longo do tempo trará inúmeros benefícios para que a segurança e a privacidade das informações se tornem uma realidade.

Para levar a cabo esse objetivo, algumas medidas são simples, outras um pouco mais complexas, mas há possibilidade que sejam implementadas pelas pequenas e médias empresas sem grandes esforços. Para tanto, basta que elas busquem a devida orientação com bons profissionais. As firmas de menor porte devem procurar medidas simples e de acordo com sua realidade.

Ainda que a empresa não tenha dados em nuvem, em bancos de dados virtuais e sua realidade seja mais ligada a documentos e arquivos físicos é possível e muito importante que esta documentação esteja protegida. A LGPD não se atém a dados que estejam virtualizados em nuvem, mas os dados físicos têm igual proteção pela lei. A segurança de arquivos, a classificação de funcionários para utilização dos dados e outras medidas são importantes para esse tipo de empresa também se ajustar à nova norma jurídica.

O que perceberemos nos próximos meses é que esse impacto inicial causará dúvida, desconforto e uma série de questionamentos, porém é importante, porque vivemos num mundo cada vez mais conectado, onde as informações têm um valor precioso. Precisamos entender ainda que nós somos os verdadeiros titulares de nossos dados. Então quem manipula esses dados, ou os trata de alguma maneira, realmente precisam ter os devidos cuidados para que eles não caiam em mãos erradas. Assim, se evitam golpes e os crimes vistos atualmente.

Hoje, vivemos também numa pandemia de crimes e golpes cibernéticos. A única solução é uma real atenção à segurança dos dados. Isso passa pela Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais e também pela mudança de cultura das pequenas e médias empresas no Brasil. Trata-se de uma mudança necessária e que fará muita diferença nos próximos anos.

*Andrea Mottola, advogada especialista em Direito do consumidor e Direito Digital

Por Grupo Vervi