A nota fiscal é um documento que tem por objetivo o registro de uma operação comercial de compra e venda de bens e prestação de serviços. O projeto criou a versão eletrônica da nota fiscal, ou seja, é uma versão exclusivamente digital.

Este documento é gerado em um ambiente gerenciado pelo governo, com a exigência de certificados digitais. Uma NF-e tem validade jurídica garantida pela assinatura digital do remetente e pela emissão do documento pelo Fisco.

A nota técnica 002/2014, apresenta o web service de distribuição de documentos fiscais eletrônicos, que disponibiliza a atores da NF-e informações sobre seus documentos fiscais.

A distribuição das NF-e é realizada para emitentes, destinatários, transportadores e terceiros informados na NF-e.

O acesso a todos os documentos fiscais emitidos contra o seu CNPJ é algo muito importante no dia a dia das empresas, pois, facilita a escrituração das notas fiscais de entrada. A manifestação do destinatário no ar desde 2012 é algo que ajuda muito, mas é comum que as empresas busquem outras ferramentas para auxiliar nesse processo.

A maioria das empresas não consegue usar a manifestação do destinatário para resgatar as notas emitidas contra elas. A principal motivação para isso é porque o serviço de manifestação é bastante instável e porque somente estão disponíveis as notas dos últimos 15 dias. E por isso é comum que se busquem ferramentas alternativas. Se você procurar vai ver que existem muitas opções no mercado, que além de centralizar em um único local as notas emitidas e recebidas, ainda geram relatórios. Então se você busca algo para simplificar o gerenciamento das NF-e da sua empresa pode ser interessante buscar alguma dessas ferramentas.

A manifestação não é o único objetivo do web service de distribuição de documentos, tem também a disponibilização do XML da NFe para demais contribuintes envolvidos.

O XML é muito importante e o emitente e destinatário da Nota Fiscal devem guardar o arquivo XML pelo prazo de 5 anos. A empresa que não apresentar ao fisco o XML quando solicitado poderá sofrer multa de até R$ 1000,00 por XML. O armazenamento e guarda dos XML também permitem comprovar a procedência do estoque.

Os serviços de busca de NF-e (Nota fiscal eletrônica) também podem ser feitos em sítios estaduais, então por esses portais você também pode ter acesso a NF-e. Cada estado tem suas próprias particularidades com relação à consulta. Normalmente as consultas são feitas através da chave de acesso da NF-e, mas como comentamos, cada estado tem suas próprias regras.

Aproveitando o assunto, não podemos deixar de comentar sobre o Ajuste Sinief 16/2018 de 01/11/2018 que restringiu bastante as buscas das NF-e.

A consulta completa das notas, agora, requer a verificação dos participantes envolvidos na operação (emitente, destinatário e terceiros autorizados no próprio campo da NF-e). Então a menos que a nota seja destinada a um CPF ou CNPJ sem IE a consulta é mais restrita.

Isso quer dizer, que para consultar uma NF-e onde o consulente não está envolvido na operação, mas tem a chave de acesso da NF-e, a consulta será resumida.

O mesmo ocorre no portal nacional da NF-e, esse portal visa a divulgação de informações sobre a NF-e. A coordenação do projeto NF-e é feita pelo ENCAT (Encontro Nacional dos Administradores e Coordenadores Tributários Estaduais). Observe que o projeto é desenvolvido em parceria com a Receita Federal.

Importante lembrar que o objetivo da NF-e é a substituição da emissão da nota fiscal em papel, por nota fiscal eletrônica.

Os contribuintes devem ter um bom gerenciamento de suas notas de entrada principalmente para eliminar o risco de outra empresa estar usando o seu CNPJ indevidamente para emissão de notas frias. Cabe reforçar que esta é uma situação que ainda passa despercebida por muitas empresas.

Os contribuintes que não querem investir em uma ferramenta de gestão das NF-e podem fazer o processo manual de consulta. A consulta da NF-e é feita pelo Portal da Nota Fiscal Eletrônica, e é necessário ter a chave de acesso.

O fluxo da consulta seria o abaixo

Acesse o portal da NF-e e selecione o serviço de consulta de NF-e, com isso você será redirecionado para a página de consultas.

Informe a chave de acesso e demais dados solicitados, como o reCaptcha, e depois clique em continuar, para que o sistema exiba a consulta.

Como comentado antes a consulta também pode ser feita no Site da Secretaria da Fazenda Estadual da jurisdição da NF-e.

Todos os documentos a partir da data de sua emissão podem ser consultados até 180 dias contados desta data.

O processo automatizado, é uma solução automática e confiável da NF-e, onde o contribuinte tem a garantia de uma maior eficiência nas consultas. O contribuinte consegue fazer uma consulta em lote autorizada pela Sefaz.

Os armazenamentos são organizados e seguros, e o contribuinte pode procurar qualquer nota por filtros disponibilizados pela ferramenta escolhida.

Para a consulta automática o contribuinte precisa de um certificado A1 ou A3, sem necessidade da chave de acesso. O que ocorre é uma conexão direto na Secretaria da Fazenda, baixando o arquivo XML das notas fiscais. A consulta é muito mais rápida que se fosse feita de forma manual (que leva em torno de um minuto para consultar cada nota).

Com isso os contribuintes conseguem enviar todos os documentos à contabilidade, e não perdem tempo ligando para cobrar notas de fornecedores. A empresa com uma ferramenta de gestão de NF-e também evita perder XML.