22/05 – Investir no gerenciamento de documentos tem sido uma ação crescente entre as pequenas e médias empresas brasileiras. A razão é simples: cuidar da papelada pode evitar prejuízos em ações trabalhistas ou tributárias e ainda turbinar a produtividade. Com a digitalização, os custos do serviço estão por volta de R$ 1 ao mês – pago a cada caixa que comporte sete quilos de papel – e é crescente a oferta de serviços pelas empresas do setor, cujo faturamento chegou aproximadamente a R$ 2 bilhões no ano passado, crescendo em média 25% nos últimos cinco anos.

Mesmo com o avanço das tecnologias digitais, a legislação brasileira e a cultura do apego ao papel são os maiores entraves para fazer frente à montanha de papéis do País. Para cada caixa destruída, depois do término do prazo legal dos documentos, quatro novas são armazenadas. Estima-se que apenas no Estado de São Paulo existam 75 bilhões de documentos arquivados nas operadoras especializadas, de acordo com dados da Associação das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD). Um volume que, se fosse enfileirado seria o equivalente a 25 voltas de ida e volta para a lua. Dessa inacreditável montanha de documentos, 90% dos papéis nunca serão requisitados. Em entrevista exclusiva para o DCI, o presidente da ABGD, Eduardo Gutierrez Coppola, afirma que a digitalização não veio para eliminar o papel, mas para agregar valor ao serviço das companhias que atuam no segmento. “A análise das informações geradas pelos documentos também serve como ferramenta gerencial. Podem apontar, por exemplo, as lojas de uma rede comercial que acumulam prejuízos por produtos ou linhas de negócios, as regiões mais lucrativas”, diz.  

Fonte: DCI – SP / por Fenacon

Escrito por: Leda Rosa