Apesar da obrigatoriedade do SPED já estar completando 7 anos, muitas contabilidades ainda cometem erros na geração da declaração. Vários fatores contribuem para isso, como a falta de preparo das equipes contábeis, falta de estrutura dos clientes, que em muitos casos desconhecem a tributação correta dos produtos vendidos e mal sabem preencher uma nota fiscal corretamente.

O que poucos se atentam, é que as penalidades por erros nas escriturações digital podem chegar a até duas vezes o valor do faturamento declarado, e que mesmo o arquivo tendo sido entregue sem erros ou advertências, não há garantia de que o Fisco não baterá a sua porta cobrando alguma irregularidade.

O contador precisa estar muito atento a toda operação, validar preventivamente todo o processo de forma a minimizar riscos e evitar surpresas.

Com o intuito de conscientizar e ajudar, preparamos uma série de artigos com os erros mais comuns segundo a RFB na entrega do SPED.

Registro 0200 (Produtos e Serviços)

Informar itens com códigos diferentes e mesma descrição ou códigos iguais para descrições diferentes.

Vamos inicialmente ver o que diz o guia prático:

A identificação do item (produto ou serviço) deverá receber o código próprio do informante do arquivo em qualquer documento, lançamento efetuado ou arquivo informado (significa que o código de produto deve ser o mesmo na emissão dos documentos fiscais, na entrada das mercadorias ou em qualquer outra informação prestada ao Fisco), observando-se ainda que:

1. O código utilizado não pode ser duplicado ou atribuído a itens (produto ou serviço) diferentes. 

2. Os produtos e serviços que sofrerem alterações em suas características básicas deverão ser identificados com códigos diferentes. 

3. Em caso de alteração de codificação, deverão ser informados o código e a descrição anteriores e as datas de validade inicial e final no Registro 0205;

4. Não é permitida a reutilização de código que tenha sido atribuído para qualquer produto anteriormente;

5. A discriminação do item deve indicar precisamente o mesmo, sendo vedadas discriminações diferentes para o mesmo item ou discriminações genéricas (a exemplo de “diversas entradas”, “diversas saídas”, “mercadorias para revenda”, etc), ressalvadas as operações abaixo, desde que não destinada à posterior circulação ou apropriação na produção:

a) de aquisição de “materiais para uso/consumo” que não gerem direitos a créditos;

b) que discriminem por gênero a aquisição de bens para o “ativo fixo” (e sua baixa);

c) que contenham os registros consolidados relativos aos contribuintes com atividades econômicas de fornecimento de energia elétrica, de fornecimento de água canalizada, de fornecimento de gás canalizado, e de prestação de serviço de comunicação e telecomunicação que poderão, a critério do Fisco, utilizar registros consolidados por classe de consumo para representar suas saídas ou prestações.

As regras estão bem claras quanto a utilização de códigos iguais para produtos diferentes ou descrições iguais para produtos diferentes. Em resumo, um produto deve ter uma codificação única e uma descrição precisa.

Isso nos leva a outra recomendação do EFD, de que o produto deve utilizar o mesmo código (codificação do contribuinte que está declarando o PED) tanto nas saídas, quanto nas entradas dos produtos.

Isso significa que o produto, uma vez que é feita sua escrituração nas entradas, passará a assumir a codificação da empresa declarante, e não mais a do fornecedor que emitiu a nota fiscal.

Ok, mais se o seu cliente manda apenas os xml de entradas e saídas (quando manda), como fazer essa troca de códigos? Já parou para pensar nisso?

Se a importação for feita via arquivo SPED ou layout próprio do sistema contábil, dificilmente você terá este problema. Estes arquivos foram gerados pelo ERP do cliente, logo este já fez a conversão.

Já quando a escrituração é feita por XML fica um pouco mais complicado. O código utilizado pelo sistema do seu cliente será diferente do código do fornecedor dele, podendo inclusive haver mais de um fornecedor para o mesmo produto.

Mesmo sendo o mesmo produto, provavelmente a descrição será diferente. Pequenas variações já impedem o computador de fazer esta relação automaticamente, “Coca Cola lata 300 ML” é diferente de “Coca Cola lt. 300ML” por exemplo.

Uma alternativa seria comparar os códigos de barras informados, mais há sempre a possibilidade de que esta informação venha errada também, tanto do fornecedor quando do seu cliente.

Se você até o momento não se ateve a esta situação, é importante que reveja alguns de suas declarações entregues.

Este tipo de inconsistência pode caracterizar descontrole no estoque, uma vez que não fica especificado o que é realmente o item, dificultando a verificação por parte do Fisco se a tributação está correta ou não.

Registro 0205 (Alteração dos Itens)

Sempre que houver uma alteração na descrição dos itens sem que haja sua descaracterização ou modificação que o identifique como sendo novo produto, ou seja, quando ocorrer somente a alteração na sua descrição, deverá ser gerado um registro 0205.

Por exemplo, se hoje meu produto possui o seguinte código e descrição 10 – “Coca Cola Lata”, posso complementar a descrição e deixar como “Coca Cola Lata 350 ml”. Neste caso, tenho de gerar um registro 0205 informando o período que eu utilizava a descrição anterior, e a partir desta data, valerá a nova descrição.

Note que o produto continuou o mesmo, apenas incrementei sua descrição, logo não houve descaracterização.

Neste mesmo exemplo, posso alterar também o código de 10 para 110 por exemplo, e também gerar um registro 0205 informando período em que foi utilizado o código antigo.

Vale lembrar que a empresa não poderá mais utilizar o código 10 para outro produto.