Entrada online de processos empresariais permitiu a continuidade do registro de negócios durante a pandemia

Com as paralisações causadas pela pandemia, a Junta Comercial do Estado de Alagoas (Juceal) interrompeu os serviços presenciais e tornou o protocolo digital a entrada exclusiva de processos empresariais. A funcionalidade, que mesmo disponível desde 2015, apresentava pouca utilização, também pela necessidade de uso de certificado digital. Mas, com a implementação de utilização do certificado pelo contador e pelo advogado, a situação mudou e a entrada online se tornou fundamental para a continuidade do registro empresarial em Alagoas e, assim, para a manutenção da economia alagoana.

O presidente da Juceal, Carlos Araújo, explica que as ações do órgão foram promovidas instantaneamente à paralisação do serviço presencial, fazendo com que a Junta Comercial focasse os seus esforços em tornar o andamento online de processos ainda melhor. O protocolo físico era algo cultural dos clientes e a entrada online parecia, em tese, algo custoso devido à ideia de que os sócios deveriam adquirir certificados.

“Existia a intenção há algum tempo de tornar a entrada online como a única opção de protocolo da Juceal, mas interromper algo que é cultural leva tempo. Os últimos meses, por outro lado, foram uma experiência que nos mostrou que não há como ter um retorno total para o presencial, isso muito pela adaptação às diferentes possibilidade de utilização do certificado. Hoje o uso do certificado digital dos contadores e advogados é essencial para abertura de empresas em Alagoas. Sem essa possibilidade, não teríamos o funcionamento atual, os nossos números seriam mínimos, muitas empresas não abririam as portas e a economia de Alagoas sentiria o impacto”, frisa.

O andamento dos processos de abertura, alteração e baixa empresarial é feito pelo Portal Facilita Alagoas – interface do registro e do licenciamento empresarial no estado. Dentre as etapas, o protocolo da documentação era a única que apresentava a possibilidade de ser feita de maneira física, o que era a opção da grande maioria dos clientes do órgão.

De 2015 a 2019, foram 95.350 processos com entrada física, enquanto apenas 467 com entrada digital. Em 2020, a situação foi bastante diferente. O ano soma 4.835 que apresentaram protocolo presencial e 11.973 com entrada pelo próprio Facilita Alagoas.

O aumento foi reflexo das diferentes possibilidades de uso do certificado, que substitui a assinatura física. Para a opção do contador ou do advogado, a documentação para protocolo precisa estar pronta, com assinaturas físicas e reconhecimento de firma, servindo o certificado digital como uma chave que também autentica os documentos de identificação dos membros do quadro societário.

“Com o certificado digital dos sócios, eles podem assinar a documentação de qualquer lugar, o que traz muita facilidade e agilidade para a abertura do negócio. Por outro lado, precisávamos também pensar no profissional e naquele empresário que ainda não possuía o certificado, e utilizando o do contador e do advogado foi eliminada a necessidade de se deslocar a qualquer unidade da Juceal. O protocolo do processo é feito do escritório, de casa, de qualquer lugar que o profissional deseje caso ele esteja com a documentação pronta”, enfatiza o presidente da Juceal.

A entrada online está disponível para todos os serviços da Junta Comercial, passando pelos primordiais de abertura, alteração e baixa empresarial, e passando também pelos livros contábeis, os processos referentes aos eventos exclusivos e à seção Capa de Processos para pessoas jurídicas.

Interface da Rede Nacional para a Simplificação do Registro e da Legalização de Empresas e Negócios (Redesim) no estado, o Portal Facilita Alagoas fica disponível 24h por dia, podendo o cliente dar entrada à documentação a qualquer momento e de qualquer lugar do mundo.

Possibilidades de uso do certificado

Existem diferentes possibilidades de uso do certificado digital, para as quais deve-se observar os procedimentos específicos, como escolha de contratos ou necessidade de assinatura física da documentação. São elas:

• Se todos os sócios optarem pela assinatura digital, isso substitui a assinatura física e o reconhecimento de firma. Além disso, existe uma facilidade também para essa opção: pode-se escolher o uso pelo contrato padrão, aquele que é gerado pelo próprio sistema e que tem deferimento automático.
• Pode acontecer de apenas um sócio assinar digitalmente e o outro promover a assinatura física. Se a documentação de identificação não estiver autenticada pelo cartório, deverá ser utilizado também o certificado do contador ou do advogado.
• Se um representante possuir procuração para o ato e adicionar o evento necessário, ele poderá também utilizar o certificado digital, sendo possível ainda escolher pelo contrato padrão.
• Se for optado pelo não uso de certificado digital de todos os sócios, eles deverão assinar fisicamente, precisando ainda ter o reconhecimento de firma. Então, dessa forma, poderá ser utilizado o certificado do contador ou do advogado. Essa, segundo a Juceal, tem sido a opção mais utilizada nos últimos meses.

Essas alternativas são para a entrada online, que, na seção Acompanhamento do Processo, é iniciada pela funcionalidade Gerar Contrato Social. Através dela, o sistema estabelece duas escolhas: contrato eletrônico e contrato impresso. Como os serviços presenciais estão suspensos, deve sempre ser escolhida a opção pelo contrato eletrônico, que é a entrada digital.

Com o protocolo feito, o andamento interno da Junta Comercial também é feito de forma online, no qual a documentação é estabelecida na fila para análise, sendo disponibilizada para um dos servidores da Junta Comercial, que promove a verificação. O prazo da Juceal para resposta quanto ao processo após protocolado é de até 48h.

Por Hotton Machado / Juceal