Hoje em dia é impossível uma empresa não pensar em inovação. O uso de diferentes tecnologias permite que uma empresa digitalize processos internos, como administrativos, úteis para agilizar as atividades. Quais são as automações de processo que podem ser implementadas? Como eles diferem?

Os benefícios de automatizar processos

Sem dúvida, a digitalização dos processos administrativos é uma das vantagens ligadas ao progresso tecnológico.

As vantagens de automatizar processos dentro de uma empresa são múltiplas. Automatizar processos que antes não o eram, permite aumentar a produtividade, reduzindo o tempo gasto em tarefas repetitivas e, consequentemente, deixando tempo para operações mais rentáveis. Também reduz a probabilidade de cometer erros, pois um sistema digital automatizado é mais confiável tanto na verificação de dados quanto no envio de alertas e lembretes.

Outra vantagem importante é a melhoria dos canais de comunicação interna que se reflete na organização na equipa, reduzindo os custos operacionais. Isso também geraria economia para a empresa.

Resumindo, uma empresa que quer crescer hoje em dia precisa investir na simplificação de processos administrativos com automação. 

Como funcionam e que tecnologia utilizam

Identificamos os 3 tipos mais comuns de automação de processos e queremos destacar suas diferenças e semelhanças, para que você possa aprender mais com um nível técnico maior como funciona a digitalização em sua empresa e quais alternativas você tem em a ponta dos dedos. 

Os três tipos de automação de processos e sua tecnologia 

Macro

As macros são uma série de funções que nos permitem automatizar tarefas repetitivas e ações complexas em bancos de dados e aplicativos de negócios, bem como em todos os tipos de sistemas de computador. Este é sem dúvida o processo tecnológico mais popular e existe há várias décadas.

As macros permitem economizar tempo e iniciar determinados comandos com uma simples tecla. Na verdade, eles combinam uma sequência de atividades e processos para que uma certa automação só possa ser iniciada digitando determinadas teclas. Desta forma garantimos que os recursos humanos não precisam estar a par de todas as atividades, mas podem agendar algumas delas para que sejam realizadas de forma automática.

O uso de macros nos ajuda a reduzir a barreira do conhecimento para trabalhar com processos complexos e facilita aos profissionais a responsabilidade pela análise de dados, por exemplo. Devemos ter em mente, no entanto, que o grau de automação das macros é limitado e específico para determinados processos, e ainda requer um responsável pela programação e supervisão dessas ações. 

Automação de processos de TI

A sigla em inglês para este processo de automação é ITPA (IT Process Automation). A automação de TI dá alguns passos em relação às macros, pois melhora nossa eficiência reduzindo o trabalho manual na medição e execução de tarefas que consideramos rotineiras.

O ITPA é usado principalmente em departamentos de TI e coordena perfeitamente os diferentes fluxos de trabalho e processos multifuncionais. O ITPA tem uma capacidade maior que as macros para realizar automações completas que integram diferentes níveis de tecnologia, desde back office até UX e experiência do usuário.

A automação ITPA também oferece consistência entre as diferentes versões de software que você pode ter e padroniza todas as tecnologias de negócios com determinados protocolos. Especialmente quando ocorre uma interrupção de serviço, essa automação fornecida pela ITPA facilita ainda mais a solução de problemas. 

Automação robótica de processos

Por fim, temos o RPA (Robotic Process Automation) ou automação robótica de processos. A inteligência artificial nos fornece robôs que cuidam de tarefas administrativas de todos os tipos, desde que sejam 100% automatizáveis e desde que não exijam mais pensamento “criativo”.

A RPA difere das demais digitalizações do processo de produção já mencionadas anteriormente, pois sua flexibilidade e integração com fluxos de trabalho são muito maiores. À vista de fora, pode parecer que há um funcionário adicional designado para realizar essas tarefas, mas na realidade é um robô.

Obviamente, nem todos os processos de RPA são iguais. Há alguns em que os robôs trabalham com dados estruturados e processos baseados em regras e, por outro lado, há aqueles que gerenciam processos menos definidos com base em análise de probabilidade.

Este segundo caso seria aquele que incorpora a inteligência artificial  em seu desenvolvimento, abrindo inúmeras novas possibilidades.

Este é um resumo dos principais tipos de automação de processos, com sua evolução ao longo do tempo e com novas funções e vantagens em relação aos modelos anteriores. Por fim, o objetivo final de qualquer processo de automação é o mesmo: ser um facilitador de processos, ajudá-lo a ser mais produtivo e expandir seus negócios com a ajuda de um impulso tecnológico.