Utilizar mapas para otimização de processos de negócios é uma estratégia adotada por quem deseja aprimorar a gestão de empresas de todos os portes e tipos.

 Otimização e mapas de processos de negócios

Realizar o mapeamento de todos os processos produtivos de uma empresa é uma atividade complexa, mas capaz de trazer benefícios significativos para a gestão global do negócio.

Quando falamos de mapa de processo, queremos dizer uma representação gráfica real (ou seja, um fluxograma), que permite visualizar todas as fases dos processos de produção e as correlações entre as diferentes áreas.

O objetivo de criar esses mapas é visualizar de forma bastante detalhada o funcionamento de todas as atividades da empresa e as relações entre elas.

A composição dos mapas ocorre em duas etapas. Vamos descobrir em detalhes.

 Como usar os mapas na empresa

A primeira fase da criação dos mapas para otimizar os processos de negócios consiste em dividir as atividades de negócios de acordo com as três categorias a seguir:

• processos estratégicos
• processos operacionais
• processos de suporte

Vamos dar alguns exemplos para entender melhor a subdivisão. Os processos estratégicos podem incluir operações de planejamento, decisões financeiras ou relacionadas à política empresarial.

Os processos operacionais, por outro lado, podem incluir a aquisição de matérias-primas, operações de recepção, gestão de armazém, produção ou expedição.

No grupo de processos de suporte podemos incluir por exemplo o trabalho do gabinete de recursos humanos, tudo relacionado com manutenção ou reciclagem e cursos de formação de pessoal.

Uma vez identificadas todas as macrooperações que se enquadram nas três categorias de processos, será possível iniciar com a definição das etapas relativas a cada processo individual ou operação de negócio.

Cada empresa poderá criar um mapa exclusivo e específico do seu método de produção; no entanto, é fundamental que, além da função, sejam identificadas as relações entre os mesmos processos, ou seja, quais operações estão vinculadas a outros processos produtivos.

Quando um mapa detalhado for criado de acordo com todos os aspectos que acabamos de descrever, será possível prosseguir com sua utilização para a otimização dos processos de negócios.

 Processo otimizado

Concluída a fase preventiva de criação dos mapas, será possível iniciar a avaliação de cada processo, identificando em que partes ele pode ser melhorado para obter maior desempenho, como menor uso de tempo e recursos.

A visualização gráfica dos procedimentos que são implementados na empresa permitirá também intervir nas etapas que podem ser da responsabilidade de vários fluxos de trabalho. Nesse sentido, por exemplo, a comunicação ou a troca de produtos e procedimentos envolvendo múltiplos processos poderiam ser aprimoradas.

Mais uma vez, cada empresa representa um caso específico e, portanto, não é possível aqui especificar quais são os pontos de maior fragilidade comuns a todas as atividades produtivas.

Como você pode imaginar, no entanto, mesmo os mapas sozinhos não serão suficientes para uma otimização de processos de negócios que seja realmente assim.

 Dados para apoiar a otimização

Neste sentido, é útil introduzir a possibilidade de utilizar os dados inerentes ao procedimento de cada empresa para permitir uma otimização que seja realmente tal.

Também neste sentido, a criação de um mapa é fundamental, pois permite compreender todas as fases que requerem dados para suportar a própria produção e quais são realmente úteis para avaliar a eficácia dos processos.

Nesta perspectiva, a adoção de software de gestão específico é fundamental para a possibilidade dada por este tipo de ferramentas de obter os dados necessários a qualquer momento.

A presença de dados constantemente atualizados e sua disponibilidade para as pessoas envolvidas nos processos de tomada de decisão permitirá intervir com qualquer tipo de corretivo a tempo e aproveitar melhor a vantagem competitiva proporcionada pela adoção desta ferramenta de gestão.