A segurança do banco de dados nas empresas contábeis foi tema da palestra de Elinton Marçal, diretor-fundador da SCI Sistemas, no III Congresso Fenacon, realizado nesta quinta-feira (6), em São Paulo. Ao longo da apresentação, o especialista defendeu que o banco de dados vale mais para um escritório contábil do que toda a sua estrutura de equipamentos e mostrou por que grande parte dos contadores ainda trata a proteção dessa informação de forma inadequada.

O maior patrimônio da empresa

Logo na abertura, Marçal provocou a plateia com uma pergunta direta: o que vale mais para um escritório contábil, todos os computadores ou o banco de dados com anos de histórico dos clientes? Para ele, a resposta é óbvia, mas nem sempre tratada com a devida prioridade pelos escritórios: “sem computadores a empresa trabalha novamente em alguns dias; sem dados, talvez nunca mais”.

O palestrante lembrou que esse banco reúne o histórico contábil, a folha de pagamento, dados pessoais e sensíveis, informações fiscais, contábeis, obrigações acessórias e documentos de clientes acumulados ao longo de anos, e que, se um servidor for roubado, um novo equipamento pode ser adquirido em uma semana, mas reconstruir um banco de dados perdido, e recuperar a confiança dos clientes, pode ser praticamente impossível.

Como os escritórios perdem dados

Elinton Marçal apresentou um panorama de como escritórios de contabilidade perdem informações toda semana, dividido em três frentes:

Falhas humanas

O grupo mais comum e, segundo o palestrante, também o mais evitável. Inclui a exclusão acidental de arquivos ou registros por parte da própria equipe, a sobrescrita do backup anterior por um novo backup sem preservar versões antigas, a manutenção de apenas uma cópia de segurança (o que elimina qualquer margem de recuperação se essa cópia falhar ou for corrompida), erros operacionais no dia a dia da rotina contábil e, principalmente, a falta de testes periódicos.

Falhas técnicas

Riscos ligados à própria infraestrutura, como corrupção de dados durante a gravação ou transferência de arquivos, defeito físico em HD ou SSD e falha geral do servidor. Marçal destacou que esse tipo de falha independe da vontade da equipe: equipamentos têm vida útil, e a ausência de rotina de manutenção e monitoramento aumenta a chance de perda irreversível de informação.

Ataques e desastres

A frente mais grave, por reunir eventos que fogem do controle direto do escritório. Ransomware, um dos riscos mais citados por Marçal, criptografa os dados da empresa e exige pagamento de resgate para a liberação, mesmo pagando, não há garantia de recuperação. Invasões a sistemas, incêndio, enchente, roubo físico do servidor, descarga elétrica e queda ou avaria de equipamento completam a lista de cenários que podem apagar anos de histórico contábil em minutos, caso não exista uma cópia protegida fora do ambiente físico do escritório.

Os mitos mais comuns sobre backup

Um dos pontos altos da palestra foi o alerta sobre práticas que os contadores costumam achar que funciona como backup, mas não oferecem proteção nenhuma. Fazer uma cópia, ter servidor próprio, HD externo e nem outro diretório são suficientes para mantes seus dados a salvo.

• Faço apenas uma cópia: uma única cópia, seja ela onde estiver, não segue o princípio de redundância que sustenta qualquer estratégia de proteção de dados séria. Se essa cópia falhar, for corrompida ou for atingida pelo mesmo incidente que afetou os dados originais, não há plano B — o que, segundo o palestrante, expõe o escritório ao mesmo risco de quem não faz backup algum.

• Meu banco está no próprio servidor: manter os dados apenas no mesmo servidor em que o sistema opera significa que qualquer problema físico ou lógico naquele equipamento compromete simultaneamente a base de produção e a suposta “cópia de segurança”, já que as duas são, na prática, a mesma coisa.

• Tenho um HD externo conectado: segundo Marçal, um HD externo permanentemente conectado ao servidor está exposto aos mesmos riscos do equipamento principal: se houver um ataque de ransomware ou uma descarga elétrica, por exemplo, o HD conectado também pode ser afetado ou criptografado junto com o restante do sistema.

• Faço cópia para outro diretório: duplicar arquivos para outra pasta do mesmo servidor ou da mesma rede local não protege contra falhas de hardware, ataques ou desastres físicos que atinjam o ambiente como um todo — a cópia continua vulnerável às mesmas ameaças do arquivo original.

A regra 3-2-1

Para orientar a plateia na direção correta, Marçal apresentou o conceito internacional 3-2-1: três cópias dos dados, em duas mídias diferentes, com pelo menos uma cópia fora da empresa. Como exemplo, ele descreveu uma estrutura em camadas composta por um servidor principal em produção, backup diário na nuvem, backup secundário diário em datacenter externo e um terceiro backup semanal em HD externo.

Segundo o palestrante, para ser considerado seguro, o backup precisa estar em nuvem, criptografado, anônimo e regularmente testado. Ele também reforçou que a confiabilidade de uma cópia de segurança depende de ela ser automatizada, criptografada, versionada, armazenada em nuvem, monitorada e testada periodicamente, resumindo o alerta em uma frase: “backup que nunca foi restaurado é apenas uma esperança”.

Banco de dados seguro, não só backup seguro

Além do backup, Marçal tratou da segurança do banco de dados em operação. Para o especialista, o escritório contábil não pode abrir mão de um banco relacional, ágil e capaz de suportar grandes volumes de dados e ações, mas que seja também bloqueado e fechado contra roubo de informações, criptografado, anônimo (protegendo dados pessoais e sensíveis) e personalizado para cada cliente.

A necessidade de manipular diretamente os dados do banco, seja para incluir informações, extrair dados para ferramentas de BI ou alimentar sistemas de Inteligência Artificial, foi uma questão destacada pelo palestrante. Segundo ele, os problemas costumam começar com alteração direta em tabelas, scripts sem validação, integrações improvisadas e acesso sem conhecimento técnico da estrutura do sistema. Essas práticas que podem gerar lentidão, corrupção de dados, inconsistências fiscais, erros contábeis, violação da LGPD e ausência de rastreabilidade.

Para evitar esses riscos, o diretor da SCI Sistemas defendeu um modelo claro de integração segura. Na entrada de dados, a recomendação é usar layouts oficiais homologados pelo sistema ou APIs. Na saída, ele desaconselhou consultar ou extrair informações diretamente do banco de dados, recomendando que isso também seja feito via API, de preferência utilizando dados já consolidados pelo sistema, e não a base bruta.

Ao encerrar a apresentação, Marçal reforçou a mensagem central da palestra: o banco de dados é o maior patrimônio de uma empresa contábil, e sua proteção exige rotina, testes e arquitetura adequada. Backup e segurança de banco de dados deixaram de ser tarefa exclusiva de TI e passaram a ser questão estratégica para a continuidade do negócio contábil.

Confira as fotos do evento aqui.

Continue acompanhando o III Congresso Fenacon e mais notícias sobre o setor de serviços através das nossas redes sociais.

por Ludimila Rodrigues – Fenacon