Os fiscos federal, estadual e municipal ao se juntarem para criação do SPED, permitiram o avanço de projetos pioneiros, como a NF-e, ECF, EFD ICMS/IPI entre outras obrigações desse sistema. O SPED avançou e continua avançando, com alguns módulos ainda em desenvolvimento. As escriturações agora são assinadas digitalmente, e os Programas Geradores de Declarações (PGD), estão ficando para trás.
A ideia é cada vez mais substituir declarações, por escriturações simplificadas e que sejam mais próximas aos fatos geradores de interesse das empresas e do fisco. Quer queiram quer não, o SPED é uma grande vantagem, não só em termos de simplificação, como segurança. Além disso o SPED acabou resolvendo o problema do excesso de papel usados na contabilidade. Por ser um sistema público o SPED permite o acesso por parte dos contribuintes destas informações e obrigações fiscais. Tornando assim desnecessária para a área contábil a utilização de papel para efetuar as escriturações.
A Receita Federal mantém em sua página do SPED, publicações de novas versões dos validadores, atualização de tabelas usadas por eles, bem como um canal de comunicação para cada escrituração do SPED. Por exemplo, recentemente foi publicada uma nova versão do PGE da EFD-Contribuições com diversas correções.
A primeira grande vantagem em minha opinião trazida pelo SPED foi a integração entre todas as esferas tributantes. O compartilhamento de informações contábeis e fiscais por meio destes entes requereu que houvesse uma padronização de informações, o que ajudou também os contribuintes.
A segunda grande vantagem foi a substituição de declarações mais antigas como a Dacon e a DIPJ por exemplo. A ideia é que o SPED garanta um sistema simplificado, onde não exista envio de informações em duplicidade. E esta é uma ideia que beneficia muito a todos os contribuintes, que sabem do impacto negativo de enviar várias escriturações que tem informações repetidas.
A terceira grande vantagem para mim, é justamente a padronização das informações enviadas ao fisco, que gera uma enorme economia de tempo. A padronização também reduz as chances de falhas no envio das escriturações.
A ECD (Escrituração Contábil Fiscal) EFD (Escrituração Fiscal Digital) e a NFe – Ambiente Nacional, foram os 3 grandes projetos que iniciaram o SPED. Portanto, se estes projetos não tivessem dado tão certo não teríamos evoluído para termos a EFD-Contribuições, ECF, eSocial, eFinanceira e EFD-Reinf por exemplo.
A minimização da sonegação também pode ser citada como uma vantagem, pois devido ao SPED as empresas tiveram de implementar ferramentas de controle de informações fiscais. E depois de se ver o quão mais transparente ficavam as informações das empresas, e como ficava mais fácil encontrar situações irregulares, muitas empresas começaram a se proteger mais e com isso falhas como sonegações foram consideravelmente reduzidas. Claro que mesmo assim ainda pode-se ter problemas nos cálculos da tributação dos produtos e entrega das informações, até pela alta complexidade que consiste nosso sistema tributário. Mas para diminuir esse risco cabe sempre buscar a melhoria da qualidade das informações.
Conhecer o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), e os impactos dele nas organizações permitem a você se tornar um profissional contábil e empresário melhor. Por isso busque sempre entender as obrigações que você tem relação mais a fundo.
Por exemplo, sabemos que a parte fiscal e contábil são ligadas, então tente entender tanto o SPED fiscal como o contábil para prever possíveis cruzamentos entre essas escriturações. Confira sempre as informações da ECD com o SPED Fiscal e Contribuições. Os dados do plano de contas referencial da ECD podem ser cruzados com outras informações como valores das receitas de venda, revenda, prestação de serviços e impostos que estão nas EFD.
Entre outros cruzamentos que você deve se atentar estão os dados de pagamento informados na EFD ICMS/IPI com as guias declaradas nas apurações estaduais como GIA, DAPI, DIME, DIEF, DAM, DMA e etc. A entrega da EFD ICMS/IPI também precisa ser cruzada com a EFD-Contribuições, pois, muitas vezes pode acontecer de um documento fiscal estar em uma declaração e não estar na outra.
A EFD-ICMS/IPI e EFD-Contribuições também podem ser cruzadas com os arquivos XML de sua empresa. Inicialmente, veja se a empresa escriturou todas as notas que deveria, e se os valores estão corretos. A EFD que tiver alguma nota faltante é detectada pela Receita.