Qualquer que seja a dimensão da estrutura, qualquer bom gestor deve dotar-se de meios relevantes para gerir eficazmente a sua atividade. Como administrar seu negócio? Quais são as ferramentas de gestão de desempenho? Descubra o essencial para saber sobre este assunto.

Definição: o que é gestão empresarial?

Administrar um negócio não é apenas usar um painel e indicadores-chave de suporte à decisão. Isso engloba a organização colocada em prática para maximizar o desempenho e criar valor.

Esta atividade tem vários objetivos:

• implantar a estratégia no nível operacional (gestão estratégica),
• assegurar que as ações realizadas permitem atingir os objetivos estabelecidos,
• aprender ações para melhorar continuamente.

Implante a estratégia no nível operacional

O sistema de direção declina os objetivos e define os envelopes orçamentários para os níveis inferiores para atingir os objetivos estratégicos. Existem abordagens internas para realizar essa tarefa. Por exemplo, o Balanced Scorecard. A gestão estratégica é baseada em estimativas e simulações para construir e planejar o futuro.

Assegure que as ações realizadas atinjam os objetivos definidos

Pretende-se aqui disponibilizar ferramentas de gestão de acompanhamento da atividade, mas também da organização associada, de forma a:

• definir e coletar informações,
• produzir painéis,
• conduzir/animar as análises,
• decidir sobre as correções a serem feitas.

Poderia ser :

• gestão vertical, seguindo a linha hierárquica. Esta é a atualização regular do gestor com sua equipe sobre o andamento das ações à luz dos últimos resultados,
• gestão multifuncional , cada vez mais difundida com organizações por processo e gestão por projeto. Exemplo: realização e animação periódica de revisão de processo pelo piloto.

As ferramentas de gestão (dashboard e indicadores) oferecem uma leitura dos resultados dos planos de ação e dos desvios em tempo real dos objetivos. Eles possibilitam, se necessário, iniciar rapidamente ações corretivas em todos os níveis: do nível pessoal para os funcionários até o nível organizacional para a tomada de decisões pelo gerente de negócios. O objetivo: ganhar em capacidade de resposta para não se contentar em notar sucesso ou fracasso a posteriori.

Aprenda ações para melhorar continuamente

A palavra “dirigir” invoca a condução da ação. Mas seu papel não termina aí. O piloto também garante o feedback das informações para aperfeiçoar as análises e decisões estratégicas do gestor. Os resultados das ações são fonte de melhoria. A empresa aprende com sua experiência a fazer cada vez melhor, antecipar riscos e evitar repetir eternamente os mesmos erros. Este é o princípio da melhoria contínua ou Kaizen .

Com esse novo conhecimento, a organização é capaz de construir cenários de desenvolvimento tangíveis.

O que é Desempenho?

Uma empresa de sucesso controla sua cadeia de valor para maximizar a relação entre custo e valor entregue ao cliente. Atua nas 2 alavancas para otimizar a criação líquida de valor.

Quais são as ferramentas de gestão de desempenho? 

O painel

Instrumento de pilotagem por excelência, esta ferramenta permite avaliar a situação e tomar as decisões necessárias. Oferece uma leitura direta:

• do planejado (o objetivo),
• do alcançado,
• discrepâncias (entre objetivo e real).

Inclui indicadores de vários tipos, dependendo de sua finalidade e dos usuários que o utilizarão:

• indicadores de negócios (RH, logística, etc.),
• indicadores financeiros,
• indicadores de qualidade,
• indicadores de negócios.

Nota: os indicadores quantitativos oferecem uma visão fragmentada ignorando elementos intangíveis como satisfação do cliente, motivação dos funcionários, imagem de marca, etc.

Quando automatizado, o dashboard é alimentado pelo sistema de informação (ERP, CRM, HRIS, etc.). Os sistemas de tomada de decisão (business intelligence) facilitam essa tarefa, coletando os principais dados e disponibilizando-os, em tempo real, por meio de ferramentas de gestão ultraergonômicas . O perigo dessa profusão de dados é afogar o tomador de decisão sob uma montanha de informações. Mais do que nunca, é necessário rigor para construir um ambiente de tomada de decisão eficaz.

A utilização destas soluções de gestão não dispensa uma análise detalhada das necessidades de informação necessárias à boa condução dos negócios.

Quais indicadores de desempenho escolher?

É importante distinguir entre indicadores de ação (ou monitoramento) e indicadores de resultados.

As primeiras são verdadeiras alavancas de direção. Esta informação ajuda a tomar decisões antes que seja tarde demais. Os tomadores de decisão podem conscientemente ajustar o conteúdo da ação, redistribuir recursos ou até mesmo parar se as escolhas obviamente não forem relevantes.

Estes últimos medem o resultado final a posteriori. Isso não é nem mais nem menos do que uma observação. Os indicadores de relatórios geralmente se enquadram nessa categoria. Informam a linha hierárquica dos resultados dos níveis inferiores.

Ferramentas de contabilidade

Finanças e contabilidade geram seus próprios documentos de gestão, tais como:

• o balanço patrimonial previsto ,
• saldos de gestão interina (construídos a partir da demonstração do resultado),
• o orçamento estimado,
• o plano de fluxo de caixa .

Aliados a indicadores de gestão e desempenho como rentabilidade, faturamento e índices de custos (nível de folha de pagamento, por exemplo) que podem ser encontrados em um dashboard, eles proporcionam uma leitura financeira da saúde da empresa, de seu funcionamento e das escolhas feitas pelo gestor.

O controlador de gestão é o que garante a informação contabilística.

A contabilidade analítica também fornece uma assistência valiosa na gestão de uma atividade. Ele fornece uma visão detalhada de todas as despesas e produtos para determinar preços de custo precisos por atividade, faixa, item etc.

As outras ferramentas

Muitos outros meios podem ser úteis para controlar o desempenho. Essas ferramentas alimentam diretamente um painel como fonte ou fornecem informações diretamente utilizáveis. Este é o caso dos barômetros de satisfação. Estes permitem o acompanhamento periódico da valorização dos clientes em diferentes critérios.