Não preciso dizer o quão importante para um escritório contábil é a segurança dos seus arquivos digitais. Desde de comprovantes de entrega, declarações até o banco de dados do seu sistema contábil, a perda destas informações com certeza causará grandes transtornos ao escritório, que vão de prejuízos financeiros até o encerramento das atividades.

Ter uma boa rotina de backup minimiza o downtime (tempo de indisponibilidade do serviço ou sistema), minimiza danos e diminui a ocorrência de perda de dados.

Escritórios contábeis tem suas particularidades e nem sempre sair copiando tudo é a melhor estratégia. Apesar de você ter suas copias feitas, não fazer um planejamento pode gerar demora na rotina, gastos desnecessários com armazenamento, e até mesmo resultar em um backup inútil que não permita recuperar a informação que você precisa.

Por isso preparamos um roteiro com os pontos mais importantes para você não esquecer ao elaborar sua própria rotina.

01 – Definir “O que”, “Quando” e “Como”
São vários os arquivos digitais que devem ser mantidos seguros em uma contabilidade, apenas para citar alguns: e-mails, comprovantes, XML’s, PDF’s, sistema contábil entre outros.

Apesar de todos serem importantes, nem todos precisam ser salvos diariamente.

Arquivos XML’s e comprovantes por exemplo, são gerados em períodos específicos, logo faria mais sentido fazer o backup mensal ou quinzenal.

Já o backup do sistema contábil, a parte mais sensível de qualquer escritório, deve ser feita com a maior frequência possível, dependendo do tamanho do escritório. O recomendado seria no mínimo entre uma a duas vezes por semana.

Já definimos “O que” e o “Quando”, vamos ao “Como”.

Embora poucas pessoas saibam, existem vários tipos de backup, e definir o tipo correto vai impactar diretamente na eficiência e confiança da sua política.

Vamos focar nos dois tipos que mais se adaptam ao escritório contábil.

Backup Completo ou Full
Esta modalidade de backup faz cópias completas de todos os dados para outra unidade, que pode ser um pendrive, HD Externo ou nas nuvens. Se um escritório possui a política de realizar backup todos os dias, todos os dados serão copiados diariamente, independente de terem sido modificados ou não.

A principal vantagem de realizar um backup total é que uma cópia completa de todos os dados estará disponível em um único arquivo. Isso resulta em uma possibilidade maior de recuperar os dados íntegros, menor complexidade da operação de recuperação e o menor tempo para recuperar os dados.

Já as desvantagens são, demora para executar um backup completo (dependendo muito do tamanho dos arquivos que estão sendo copiados) e requer mais espaço de armazenamento, já que todos os dados são armazenados a cada backup realizado.

É indicado para dados sensíveis onde não pode haver erro na recuperação das informações, como o backup dos sistemas contábeis por exemplo.

Backup Incremental
O backup incremental é a cópia de todos os dados que foram modificados desde o último backup  completo. Um backup full é realizado inicialmente e nos backups subsequentes são copiados apenas os dados alterados ou criados desde o último backup.

O benefício de um backup incremental é que será copiada uma menor quantidade de dados do que um completo. Assim, esse backup será realizado mais rápido e necessitará menos espaço de armazenamento.

Para afazer a restauração, será necessário ter o último backup completo e os incrementais subsequentes. Por isso ele é mais demorado e complexo neste quesito.

Por outro lado, como você terá sempre uma cópia da situação atual dos seus arquivos, não conseguirá saber o histórico de uma determinada informação.

Por exemplo, vamos supor que um usuário acabou por excluir as verbas de uma empresa no sistema de folha de pagamento e tal situação foi verificada apenas alguns dias depois, e neste período foi realizada a rotina de backup. Como nesta opção você terá sempre uma cópia atualizada, não conseguirá recuperar esta informação pois no backup estas verbas também estarão excluídas.

Por isso este tipo de backup é recomendado para outros tipos de arquivos como XML’s, Docs e planilhas.

Definir estes quesitos é fundamental, pois vai garantir que seus backups não ocupem espaço e tempo desnecessários.

02 – Escolhendo a ferramenta de backup
Agora que definimos o que será salvo, quando será salvo e o melhor tipo de backup para cada um deles, vamos as ferramentas.

Não há mistério em se fazer um backup. Basicamente é uma cópia de arquivos e qualquer programa de backup que se preze faz isso. Há opções pagas e gratuitas, passando por programas proprietários de empresas especializadas neste tipo de serviço.

Com uma busca rápida na internet você ficará surpreso com a quantidade de aplicativos disponíveis.

Apenas tenha certeza que o programa escolhido, gratuito ou pago, tenha estas funções:

1. Possibilidade de agendamento;
2. Permita definir o backup por tipo de arquivo (doc, xls, pdf, etc..);
3. Permite enviar cópia para as nuvens\ftp;
4. Criptografia;
5. Permita tipos de backup diferentes (completo ou incremental).

03 – IMPORTANTE!!!
Em se tratando de sistemas contábeis, pergunte ao seu fornecedor de software se ele possui ferramenta própria ou qual a melhor forma de fazer o backup do seu sistema. Regra geral, nunca faça o backup com o sistema em funcionamento. Isso pode causar vários problemas como lentidão, backups incompletos e no pior dos casos, corromper a base de dados.

Sempre tenha mais de uma cópia. De nada adianta guardar os arquivos no mesmo computador. Em caso de defeito ou sequestro de dados, tudo será perdido.

Trabalhe com mais de uma mídia (HD externo, pendrive, etc..). Como exemplo você pode utilizar um para os backups de segundas, quartas e sextas e outro para terças, quintas e sábados.

Tenha sempre uma cópia nas nuvens. Utilize serviços como Dropbox e One drive para isso. Basta salvar o arquivo na pasta do aplicativo para que esse seja sincronizado com o servidor online.