A capacidade de reduzir custos e otimizar despesas pode ser um grande diferencial competitivo para uma empresa. Para isso, precisamos ter clareza sobre o que é considerado uma fraude interna e o que é um erro para que possamos tomar as medidas cabíveis. Neste artigo, explicamos em detalhes como fazê-lo.

O impacto da fraude interna na gestão das despesas empresariais:

1. O que é fraude interna?
2. Tipos de fraude interna
3. Consequências econômicas e não econômicas
4. Como lidar com um caso de fraude interna
5. Prevenção

1. O que é fraude interna?

A expressão “fraude interna” pode parecer um pouco dura, em algumas situações, há relutância em usá-la e é chamada de “abuso”. As definições podem ser muitas, mas na prática é um conjunto de atividades que visam “inflar” a nota de despesas do trabalhador e ganhar mais alguns reais. Este é um fenômeno que afeta a maioria das empresas e por ser um custo adicional injustificado, é bom encontrar uma solução para evitá-lo.

A tendência do trabalhador a cometer fraudes costuma ser proporcional ao quanto ele se sente controlado em suas despesas. De fato, os processos de análise e revisão de relatórios de despesas costumam ser lentos e caros, e quem tem que fiscalizar, não podendo fazer isso em cada item, extrai uma amostra e a analisa. Desta forma, porém, a fiscalização permanece parcial e/ou superficial.

Essa percepção de falta de controle aprofundado leva alguns funcionários a deturpar suas despesas. Como? Duplicar os recibos já enviados, trocar os recibos com outros trabalhadores, aumentar o gasto com a ajuda de custo… A variedade de truques tentados é infinita e depende apenas da inventividade e audácia dos gestores.

2. Tipos de fraude interna

Tipo 1: Documentos

Este tipo de fraude interna ocorre sempre que o documento fornecido como prova não cumpre as condições regulamentares.

Para ser válido, um documento, fatura ou recibo deve atender aos seguintes requisitos:

• Número da fatura/recibo
• Dados completos do emitente da fatura: número de CNPJ ou código fiscal, morada, etc.
• Valor com impostos obrigatórios devidamente distribuídos.
• Data de emissão.
• Local de emissão.
• Descrição completa dos produtos adquiridos.
• Base tributária.
• Taxa de imposto aplicada.
• Custo total.
• Forma de pagamento utilizada.

Além de todas essas informações, o documento não deve estar danificado e, claro, deve estar perfeitamente legível. Portanto, o auditor ou supervisor precisará revisar cuidadosamente a composição, status e legibilidade dos documentos.

Nesta mesma seção podemos incluir fraudes internas por recibos passados mais de uma vez ou por alterar as informações presentes.

Tipo 2: correspondência de tempo

Trata-se de uma dissonância entre a data da nota de pagamento e o dia em que a despesa foi efetivamente incorrida. Trata-se quase sempre de subsídios, alojamentos e passagens que não coincidem em horário ou local com a viagem propriamente dita.

Tipo 3: gastos excessivos

Às vezes, as despesas apresentadas pelo funcionário por meio de relatório de despesas não respeitam os limites estabelecidos pelas políticas de viagens da empresa, ultrapassando o limite máximo autorizado.

Dependendo da empresa, os limites definidos podem ser por despesa, por dia, por categoria (hotéis, restaurantes, gasolina, etc.) e/ou por quilometragem.

Outro tipo muito comum de fraude interna que podemos enquadrar nessa categoria é não levar em consideração os adiantamentos já pagos pela empresa.

Tipo 4: compra de itens não conformes

Esse tipo de violação ocorre quando o funcionário adquire um produto, como um carregador de celular, sem a prévia autorização da empresa.

Nestes casos, mais do que a compra em si, a fraude deve-se ao facto de o canal acordado não ser utilizado e a despesa constar de um relatório de despesas referente a uma viagem. Nesse caso, de fato, o funcionário, além de ter que ser autorizado pela empresa, terá que adquirir este produto por outro canal e inseri-lo em outro item de despesa.

Tipo 5: expiração do prazo

A maioria das empresas concordou e incluiu adequadamente em sua política de viagens um prazo ou limite de tempo para o funcionário apresentar relatórios de despesas. Este prazo é variável e pode ser de 15 dias, 3 ou 6 meses. No entanto, deve ser um tempo razoável, determinado pela empresa, para que o funcionário tenha tempo suficiente para preparar e apresentar os relatórios de despesas. Quaisquer notas enviadas após estes termos não podem ser aceitas como despesas reembolsáveis e, portanto, permanecem de responsabilidade do funcionário.

Da mesma forma, todas as despesas passadas como viagens de negócios cuja data não coincida com a viagem a que se referem, bem como as despesas feitas em fins de semana ou feriados (a menos que você estivesse realmente trabalhando), podem ser enquadradas na esfera de fraude interna.

3. Consequências econômicas e não econômicas

• Consequências econômicas: o custo econômico da fraude interna é aquele avaliado da forma mais simples e direta.
• Outras consequências: Além do custo econômico, as despesas inesperadas que a empresa tem que incorrer por fraude interna têm outras consequências negativas. Em primeiro lugar, uma redução da competitividade. A perda de dinheiro devido a fraudes internas muitas vezes corresponde a um aumento nos custos dos produtos ou serviços oferecidos, o que leva a uma diminuição direta do nível de competitividade da empresa.

Em segundo lugar, devemos lembrar a dificuldade em poder tomar decisões estratégicas dentro da empresa, pois quando as informações derivam de relatórios de despesas “inflados”, a qualidade das decisões tomadas inevitavelmente sofre.

A piora do clima de trabalho é outra consequência, pois a fraude interna pode gerar situações de mal-estar entre os trabalhadores (desigualdade, sentimento de injustiça, etc.), e isso pode afetar a motivação e a produtividade dos trabalhadores.

E por último, mas não menos importante, outra consequência é como isso pode afetar a reputação da empresa. Ou seja, a falta de controle, prevenção e detecção de fraudes internas pode afetar negativamente a reputação da empresa e, nos casos mais graves, até a confiança de investidores, clientes ou fornecedores.

4. Como lidar com um caso de fraude interna

Em primeiro lugar, devemos deixar claro que tolerância “zero” para fraudes internas é a premissa fundamental que toda organização deve ter. Diante de fraudes internas, o importante é ter provas seguras e documentadas. Além disso, o elemento-chave na tomada de decisão é o fato em si e não o montante da fraude. A atuação vigorosa e imediata da empresa em situações de fraude interna é a melhor medida preventiva e, sem dúvida, a melhor decisão da empresa, dada a deterioração da relação de confiança com o colaborador.

Dito isso, uma vez que a empresa tenha conhecimento de uma suspeita de fraude interna, deve ativar um protocolo específico para esses casos, já devidamente definido.

Vamos ver os passos que um protocolo de ação deve ter:

• O Departamento ou a pessoa que tem a função de tratar de casos de fraude interna (deve ser definida no organograma e na definição das funções), é quem centraliza toda a informação e terá que realizar:
• Investigação: Será necessário realizar uma investigação minuciosa do caso, analisada e documentada. A fase de investigação não será concluída até que haja certeza razoável de que o funcionário é culpado ou inocente.
• Entrevista pessoal: será necessário agendar uma entrevista com o colaborador durante a qual lhe será fornecida toda a documentação e fatos objetivos encontrados durante a investigação.
• Relatório: será necessário elaborar um relatório completo da investigação e submetê-lo à Comissão Disciplinar ou, na sua falta, ao departamento designado. Este relatório deve ser elaborado com base em fatos objetivos e documentados.
• A Comissão Disciplinar, ou quem por ela, com base no relatório e na declaração de fatos e no processo disciplinar, deve sancionar:
• Estabelecer medidas disciplinares.
• Demissão.
• Abrir um processo criminal.
• Abrir um processo civil.
• Solicitar o reembolso do seguro já contratado.
• Continuar a investigação, implementando novos procedimentos.

Dependendo da gravidade e dos elementos objetivos da culpa, é aconselhável pensar em licença remunerada até o final de todo o processo.

Além das medidas, será importante implementar novos processos de negócios e controle.

É muito importante que todas as empresas tenham:

• Protocolos de ação para casos de fraude interna.
• Uma metodologia para gerir a investigação, a entrevista e a elaboração de relatórios.

Pessoas altamente qualificadas para preencher esta função.

5. Prevenção

Há uma variedade de medidas e iniciativas que as empresas podem tomar para minimizar a fraude interna. Isso requer o envolvimento de todos os níveis da empresa, pois todas as partes têm um papel a desempenhar na prevenção e detecção de tais atos.

Algumas das medidas mais importantes a serem consideradas podem ser:

• É fundamental estabelecer e definir o marco regulatório que definirá, entre outras coisas, o que é e o que não é fraude interna, o comportamento esperado dos integrantes da empresa, etc. São documentos como políticas de gastos e códigos de ética ou conduta que devem estar disponíveis para todos os colaboradores. Além disso, esses documentos devem estabelecer o grau de gravidade da fraude e as medidas que serão tomadas com base nela, caso seja descoberta.
• Os avanços tecnológicos permitem que as empresas tenham ferramentas adequadas para a detecção e prevenção de fraudes internas. Softwares para automatização e digitalização da gestão de despesas, permitem um controle detalhado, despesa a despesa, de forma automática e imediata, a fim de estabelecer controles e prevenir a maioria das fraudes internas.
• O treinamento é essencial na prevenção de fraudes internas. Um plano de treinamento adequado deve servir para conscientizar e alinhar todos os integrantes com as políticas da empresa.
• As auditorias são ferramentas excelentes para detectar fraudes internas que ocorreram no passado e podem ter um efeito dissuasor para evitar possíveis fraudes no futuro.
• Às vezes, a fraude interna é a maneira de alguns trabalhadores pensarem em compensar as injustiças reais ou percebidas no trabalho que sofrem. Portanto, o tratamento justo e igualitário de todos os colaboradores é uma grande medida, além de melhorar o ambiente de trabalho.
• É importante estabelecer um canal de denúncia anônimo, que permita a quem quiser denunciar uma possível fraude poder fazê-lo sem precisar dar explicações.

Todos os níveis da empresa devem estar igualmente comprometidos com o cumprimento das políticas de gastos para prevenir fraudes internas e dar o exemplo.