03/05 – Airton Guerner para Notícias Contábeis do Contabilidade na TV*
Muito se fala hoje sobre os “importadores de NF-e”, e dos milagres prometidos por eles: praticidade, ganho de produtividade, e só o fato de não precisar implorar para os clientes mandarem os XML’s todos os meses então. Muito tentador.
Porém muitos contadores não sabem como estas ferramentas funcionam, acham que são todas iguais e entregam o mesmo resultado.
Por isso preparei algumas dicas e cuidados para não errar na escolha do seu aplicativo e assim ter a ferramenta ideal para a sua necessidade.
Certificado e Procuração
Eis o primeiro ponto. Para consultar as notas pelo Web Service da RFB é necessário possuir o certificado da própria empresa. Não vale o certificado com procuração que o escritório utiliza para consultar os pagamentos das guias pelo e-CAC.
Para quem não sabe, este Web Service é o principal meio que os importadores utilizam para consultar as notas de ENTRADA das empresas.
Há ainda os certificados do tipo A1 e A3.
O A1 é um arquivo que é instalado no computador. Como pontos positivos podemos citar: pode ser usado em mais de um computador, é compatível com todas as versões do Windows (Desktop e Server), fácil de instalar, o seu cliente pode facilmente mandar por e-mail e pode ser protegido por senha. O ponto negativo é a sua validade de apenas um ano.
Já o A3, é um certificado físico, normalmente um cartão ou token (pendrive). Pontos positivos: validade de três anos e por conta disto se torna mais barato.
Já os pontos negativos são vários: não é compatível com todas as versões do Windows, no caso dos cartões, precisa estar plugado a uma leitora e estar ao computador para ser utilizado.
Agora imagine você com cinquenta empresas utilizando este certificado e querendo utilizar todas elas no seu importador de notas. Inviável.
Por ser físico, pode ser perdido, pode ainda apresentar problemas na leitora ou até “queimar” o dispositivo. Não pode ser transportado facilmente, e só pode ser utilizado em um computador por vez.
Portanto se você quiser utilizar um importador de notas para várias empresas, opte pelo certificado A1.
Entradas e Saídas
A maioria dos importadores consegue buscar apenas os XML’s de ENTRADA.
Isso ocorre porque o Web Service da RFB traz apenas as notas de entrada emitidas contra a empresa.
Eles até buscam as saídas, mais é necessário informar as chaves da NF-e para isso.
No entanto, alguns importadores mais especializados, conseguem consultar também as notas de saídas automaticamente utilizando os recursos de cada UF. Mais isso vai depender do estado em que a empresa está situada.
Estados como o Rio Grande do Sul possuem consulta própria para os seus contribuintes com movimento completo de entradas e saídas, incluindo o cupom eletrônico.
Já o estado de São Paulo por exemplo, não tem.
XML Oficial ou XML Simulado
Fique atento a isso quando for decidir por um aplicativo.
Dependendo da forma que você obtém o XML, este pode ser oficial com validade jurídica, ou simulado, sem validade.
Como mencionei, o Web Service da RFB é o principal meio para consultar as notas de entradas emitas contra as empresas. Porém para baixar estes XML’s oficiais, a maioria dos aplicativos faz a manifestação da nota como “Ciência da operação”. Desta forma a empresa será obrigada a se manifestar sobre estas notas dando o status final.
Alguns poucos programas têm tecnologia para obter o XML oficial sem manifestar. Então isso vai depender da necessidade do escritório.
Se você pretende prestar um serviço de valor agregado aos seus clientes, armazenando os XML’s, você vai precisar dos arquivos oficias.
Caso pretenda apenas fazer a escrituração, pode ser o simulado.
Consulte antes o seu fornecedor de software.
Mesmo o cliente não enviando mais os XMLs, é necessário que o escritório confira com ele se todas as notas foram escrituradas antes da emissão das guias.
Obrigações dos clientes da contabilidade
Outro ponto que deve ser deixado bem claro é quem será o responsável pela guarda dos arquivos agora que o escritório tem a autonomia de baixá-los.
Se o escritório vai prestar o serviço de armazenamento ao seu cliente, apenas se certifique de que está mantendo os arquivos oficiais e de ter uma rotina eficiente de backup.
Caso use o importador apenas para agilizar o seu trabalho, conscientize o seu cliente de que ele é o responsável pela guarda e da obrigatoriedade do armazenamento dos arquivos.
Para deixar mais claro, vamos ao que diz a lei:
Segundo o ajuste sinief 07/05
Cláusula décima O emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-es pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado.
§ 1º O destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e.
§ 2º Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, alternativamente ao disposto no “caput”, o destinatário deverá manter em arquivo o DANFE relativo a NF-e da operação, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.
Ainda segundo o portal da NF-e, algumas questões que reforçam a importância do armazenamento dos arquivos:
1 – Em caso de sinistro ou perda do arquivo eletrônico das NF-e, seriam estas disponibilizadas para recuperação por parte da SEFAZ ou SRF?
R: Não. Da mesma forma que a guarda das Notas Fiscais em papel fica a cargo dos contribuintes, também a cargo destes ficará a guarda dos documentos eletrônicos. Ressalte-se que os recursos necessários para a guarda do documento digital, incluindo backup, têm um custo muito inferior do que a guarda dos documentos físicos, permitindo ainda a rápida recuperação do arquivo e suas informações.
2 – As empresas (emitentes e destinatárias) deverão guardar algum tipo de documento (NF-e ou DANFE)?
A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter as NF-e em arquivo digital pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente deve armazenar apenas o arquivo digital.
No caso da empresa destinatária das mercadorias e da NF-e, e que seja emitente de NF-e, ela não precisará guardar o DANFE, mas apenas o arquivo digital recebido.
Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, poderá, alternativamente, manter em arquivo o DANFE relativo à NF-e da operação pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.
3 – É correto afirmar que, como a Secretaria da Fazenda já recebe a NF-e, a empresa emitente não mais precisa guardar a NF-e?
Não. O emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-es pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais. Quando solicitado, deverão apresentar os arquivos digitais à administração tributária.
Caso o destinatário (comprador) não tenha condições de receber o arquivo digital, deverá armazenar o DANFE pelo prazo decadencial.
4 – Considerando que a Secretaria da Fazenda já recebe a NF-e, seria correto afirmar que as informações da NF-e não precisarão ser mais fornecidas ao Fisco na entrega de arquivos de escrituração eletrônica?
Não. As obrigações acessórias a que os contribuintes estão sujeitos deverão contemplar também as informações já transmitidas por meio da Nota Fiscal Eletrônica.
Com a implantação progressiva da NF-e, bem como os demais subprojetos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) – Escrituração fiscal e Escrituração Contábil digital – a tendência é que, futuramente, estas informações já estejam todas contempladas nos diversos módulos do sistema. Até a efetiva implantação destes módulos, as informações continuam devendo ser fornecidas ao Fisco conforme legislação em vigor.
*Airton Guerner – MBA em Governança de TI – ICPG, Pós Graduado em Consultoria e Implantação de Software – ICPG, Bacharel em Sistemas de Informação – Uniasselvi. Trabalha na SCI Sistemas Contábeis como coordenador do suporte ao cliente – Escrita Fiscal. Articulista do Blog Contabilidade na TV desde 2017.
Linkedin: www.linkedin.com/in/airton-guerner-amandio-b91444b9
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Por Airton Guerner
- 4 de maio de 2017
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Airton Guerner
MBA em Governança de TI - ICPG, Pós Graduado em Consultoria e Implantação de Software - ICPG, Bacharel em Sistemas de Informação - Uniasselvi. Trabalha na SCI Sistemas Contábeis como coordenador do suporte ao cliente - Escrita Fiscal. Articulista do Blog Contabilidade na TV desde 2017.
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