A integração de um novo funcionário é a última fase do seu processo de recrutamento. Este é um passo crucial para criar um vínculo e reter seu novo colaborador para sua cultura corporativa. Conselhos práticos para ter sucesso nesta fase.

É paradoxal gastar um orçamento substancial para encontrar a pérola rara e depois negligenciar sua chegada. No contexto atual, a lealdade dos funcionários deve ser uma prioridade. E começa com a recepção deste último.

Para que esse processo seja eficaz (falamos também de “Onboarding”), ele deve ser organizado projetando um caminho de integração para o recém-chegado. O objetivo é que eles aprendam sobre:

• – a empresa e o seu pessoal, a sua cultura ou o ambiente geral (a partir de uma visita, uma sessão de formação/apresentação geral).
• – as suas futuras relações de trabalho e a equipa de que fará parte (reuniões, apoio/observação de determinados colegas no exercício da sua atividade, etc.)
• – seu cargo e suas missões (estudo aprofundado com seu gerente hierárquico direto, transferência de informações no contexto de uma substituição, etc.)

Ao fazer isso, você dá ao novo contratado a melhor chance de conseguir assumir o cargo por meio de uma integração perfeitamente controlada.

As principais etapas de um procedimento de integração

Portanto, não se trata apenas de dar as boas-vindas ao recém-chegado e instalá-lo diretamente em sua estação de trabalho. Uma boa integração está prevista e preparada, aqui estão as principais chaves.

1. Preparando-se para a chegada

Em primeiro lugar, é fundamental avisar as equipas em causa antes da chegada do colaborador às instalações. De fato, nada é mais desagradável para um recém-chegado do que sentir que seus novos colegas não foram informados de sua chegada. 

Para evitar qualquer desconforto, você pode preparar um e-mail informando todos os funcionários direta ou indiretamente afetados por essa integração. 

    Importante: lembre-se de avisar as funções de suporte (RH, contabilidade, departamento de TI, departamento de comunicação) que necessariamente terão que lidar com esse funcionário.

Preparar o espaço de trabalho

Certifique-se de que seu espaço de trabalho esteja pronto e tenha tudo o que ele precisa. Faça a si mesmo as perguntas certas de antemão para não se encontrar em dificuldades no Dia D. De que suprimentos ele precisa? O computador dele está configurado para sua chegada? O escritório dele está limpo e arrumado? Ele tem todas as ferramentas e documentos à sua disposição para facilitar sua tomada de posição?

Configurar detalhes administrativos

Do ponto de vista administrativo, confirme que tudo está em ordem antes da chegada do seu colaborador.

• – o contrato foi assinado
• – Você tem em sua posse os diplomas de seu recém-chegado
• – Você foi informado das pessoas a serem contatadas em caso de emergência
• – O certificado de trabalho de seus antigos empregadores foi enviado a você
• – Seguro mútuo da empresa foi oferecido ao funcionário

Conselhos:

– não hesite em criar uma lista para não se esquecer de nada.

– para personalizar as suas boas-vindas, peça aos membros da sua futura equipa que assinem um cartão de boas-vindas. Esta abordagem permite ao colaborador ter, desde o dia da sua chegada, um sentimento de pertença e, por conseguinte, dar-lhe confiança.

Antes do dia de sua integração, designe-o um tutor (ele pode ser seu gerente ou um membro experiente de sua equipe) que o guiará para dar seus primeiros passos na empresa e encontrar seu lugar.

Importante: Para que a transmissão do conhecimento ocorra da melhor forma possível, o mentor deve estar disposto a cumprir essa missão.

2. Organize um processo de integração

No dia de sua chegada, não instale imediatamente o funcionário em seu posto de trabalho. Como qualquer recém-chegado, ele precisa se acostumar com seu ambiente e seus interlocutores. Portanto, prepare para ele um verdadeiro processo de integração para lhe dar confiança.

Você pode começar dando as boas-vindas ao seu novo colaborador no café da manhã com os membros do departamento que ele está ingressando. Esta será a primeira oportunidade de apresentá-lo aos seus colegas.

Aproveite este momento para entregar-lhes os documentos de boas-vindas, explicando onde encontrar informações úteis para a tomada de posição.

Em seguida, leve-o para um passeio pela empresa, tendo o cuidado de lhe mostrar as salas de descanso, refeitório, banheiros e saídas de emergência. Assim, seu novo colaborador poderá se familiarizar com seu novo espaço.

Depois de almoçar com o serviço ao qual será anexado (sempre de forma a criar um link), planeje um suporte de apresentação para a empresa , refletindo a cultura que lhe é específica e os principais métodos de atuação dentro dela. É fundamental para a sua boa integração por parte das suas equipas, que o seu novo colaborador esteja imbuído da imagem da sua empresa e que carregue os mesmos valores.

Nota: Vídeo, Power Point, folheto, qualquer suporte é bom desde que melhor revele a identidade da empresa.

Para encerrar este dia de integração, organize uma primeira entrevista rápida com seu funcionário, para dar a ele a oportunidade de enviar suas primeiras perguntas ou mal-entendidos para você no local. Este será também o momento certo para redefinir precisamente com ele o cargo que irá ocupar, mencionando os objetivos esperados de curto e médio prazo.

Importante: Aproveite esse momento para informar ao seu novo funcionário que você está disponível, se necessário. É importante tranquilizá-lo sobre suas dúvidas legítimas.

3. 6 a 9 meses após a chegada:

O período de integração leva vários meses, não deve ser perdido de vista.

Num primeiro momento, o colaborador aprenderá muito com os outros e em particular com o seu tutor, que lhe oferecerá uma transmissão de conhecimento integrando os hábitos e costumes da empresa.

Mais uma vez, fique disponível. Ele deve se sentir à vontade para fazer perguntas quando encontrar um problema.

Durante esse período, você também pode pedir ao seu colaborador que escreva um relatório surpresa. Este trabalho despertará sua curiosidade sobre seu novo ambiente e lhe trará alguma credibilidade. Será igualmente benéfico para você, na medida em que esse feedback possa ser usado como áreas de melhoria.

Organize reuniões regulares com ele para acompanhar e fortalecer seu desenvolvimento dentro de sua estrutura.

Importante: Ao final de seu período de teste, é necessária uma revisão para conhecer suas respectivas impressões sobre esta colaboração. Esta é uma oportunidade para felicitar o seu colaborador pelos seus pontos de sucesso, e sublinhar os pontos de vigilância quando necessário.

Este é um passo fundamental na fase de pós-recrutamento que envolve desafios reais para o bom desenvolvimento da sua empresa. Antes de dar o melhor de si, seu colaborador deve se sentir esperado e apoiado durante todo esse período.