Não é novidade que a complexidade do tratamento e geração de dados tributários consome horas extensas de trabalho dos responsáveis fiscais e contábeis. Seja para melhorar o planejamento tributário ou a coleta de dados sensíveis, as plataformas contábeis são grandes aliadas na hora de dar agilidade aos cálculos e ainda ajudam a reduzir os custos de emissão de documentos. Veja algumas vantagens no uso desses sistemas:

1) Gestão de notas fiscais

Uma das funcionalidades mais estratégicas presentes nas plataformas está a gestão de notas fiscais eletrônicas. Os sistemas integram o CNPJ ou MEI da empresa ao fisco municipal, estadual e federal, possibilitando a apuração no momento da venda de produtos e serviços e gerando a nota fiscal correspondente para o cliente final e os intermediários da operação, como os afiliados que ganham comissão pela venda dos produtos do e-commerce. Em um negócio com grande volume de vendas, a apuração em tempo real garante cálculos mais exatos e economia de tempo.

Outra vantagem da emissão eletrônica de notas fiscais é fazer de forma individual (por transação) ou valor acumulado. A emissão por valor acumulado, no entanto, se aplica a um mesmo cliente que faz um volume significativo de compras.

Ao invés de emitir nota por cada transação (aumentando a emissão de documentos e os custos contábeis), o sistema pode ser programado para calcular a soma de todas as vendas feitas para o cliente em determinado mês e, assim, emitir uma única nota fiscal com a respectiva carga tributária, simplificando assim a operação fiscal.

2) Segurança de Dados

Todas as informações contábeis, fiscais e financeiras de clientes precisam ser tratadas com segurança e anonimização. É o que estabelece a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) ou Lei 13.709/18, inspirada na regulamentação europeia (GPDR, na sigla em inglês).

As plataformas contábeis já estão configuradas para coletar dados conforme os parâmetros da LGPD. Quem descumprir a lei pode sofrer sanções pesadíssimas. A multa pode chegar a 2% do faturamento até o limite de R$ 50 milhões ou o encerramento da atividade empresarial.

3) Planejamento tributário

Quando o e-commerce está no começo e tem pouco faturamento, o controle financeiro e o planejamento tributário podem ser feitos pelo próprio empreendedor, com a ajuda de um contador. À medida em que o negócio cresce, torna-se necessário automatizar os registros e o uso de um ERP (sistema de gestão integrado, traduzindo para o português) é indicado para isso.

Em um ambiente automatizado, uma venda registrada no sistema gera informações em todos os departamentos envolvidos, como a contabilidade, o fiscal, vendas e estoque. As informações são cruciais para se trabalhar com prazos e planejamento tributário.

4) Classificação contábil de negócios de nicho

Além disso, o surgimento de nichos específicos de mercado, especialmente em marketplaces, torna a atividade contábil ainda mais diversificada. Há lojas virtuais especializadas em artigos para bebês, mobília de alto padrão e produtos étnicos, para citar alguns exemplos. É essencial realizar o enquadramento contábil adequado, o que inclui a correta classificação fiscal da mercadoria e a natureza da prestação de serviço.

Sempre é importante lembrar que todo negócio tem suas particularidades e o controle das obrigações fiscais deve ser feito com a ajuda de um contador.